Tutorial ERP

Tutorial ERP

Administracion de Empresas

  1. Haga clic en el enlace de registro de empresa en la página de bienvenida.
  2. Registrar una empresa implica varios pasos; Detalles de la empresa, detalles de impuestos y detalles del propietario.
  3. Detalles del negocio: Complete los campos relevantes; seleccione la moneda y la zona horaria apropiadas; haga clic en Siguiente. La zona horaria y la moneda pueden ser diferentes para diferentes empresas registradas.
  4. Detalles de impuestos: debe completar al menos un nombre de impuesto y un número de impuesto. El impuesto es como GST/IVA, que varía según el país. Complete los detalles y haga clic en siguiente.
  5. Detalles del propietario: proporcione los detalles solicitados. El nombre de usuario y la contraseña se utilizan para iniciar sesión, así que asegúrese de recordarlos.
  6. El propietario creado durante este registro será el administrador de la empresa. Se pueden agregar/editar/eliminar más administradores desde la sección de administración de usuarios.
  7. Haga clic en el botón de registro y después de un registro exitoso, será redirigido a la pantalla de inicio de sesión. Inicie sesión con el nombre de usuario/contraseña del propietario creado.

Nota : Puede cambiar cualquiera de los detalles anteriores en la sección de configuración comercial.

ERP viene con la opción de manejar múltiples ubicaciones comerciales o almacenes o escaparates para su negocio.

Se agrega una ubicación predeterminada al negocio recién creado.

Esquema de factura:  antes de crear una nueva ubicación o escaparate, puede definir un nuevo esquema de factura o puede usar esquemas de factura existentes. Pero tener diferentes esquemas de facturación para las ubicaciones puede ayudarlo a identificarlas.
El esquema de factura es el formato de número de factura. 

Diseño de factura:  si desea tener un diseño de factura diferente para la ubicación, debe crear un diseño de factura antes de crear una nueva ubicación. 

Grupo de precios de venta predeterminado:  seleccione el grupo de precios de venta que se utilizará en esta ubicación. 

Opciones de pago: active/desactive los métodos de pago y configure los métodos de pago predeterminados para una cuenta de pago diferente.

Siempre puede cambiar el esquema de factura y el diseño de factura para una ubicación comercial en cualquier momento.

  1. Para crear una nueva ubicación comercial / escaparate o almacén, vaya a «configuración -> Ubicaciones comerciales»
  2. Complete los detalles del negocio.
  3. Elija un esquema de factura y un diseño de factura para la ubicación.

– Cuando tenga varias ubicaciones, deberá seleccionar la ubicación al agregar compras o en la pantalla de pos.

  • El inventario y las transacciones se administran por separado para cada ubicación que cree, de modo que pueda rastrearlos y analizarlos fácilmente para cada ubicación.

Inhabilitación de la ubicación de la empresa:

Para deshabilitar una ubicación comercial, haga clic en el botón Deshabilitar presente en Listar ubicación comercial.

NOTA 1: Después de que se deshabilite una ubicación comercial, todos los usuarios asignados a esa ubicación comercial deben asignarse a otra ubicación comercial no deshabilitada.

NOTA 2: Debe mantener al menos 1 ubicación comercial no discapacitada. Si todas las ubicaciones comerciales están deshabilitadas, la aplicación arrojará errores.

Gestión de usuarios

Agregar usuarios

  1. Gestión de usuarios -> Usuarios -> Agregar nuevo
  2. Complete los detalles del usuario, seleccione la función del usuario, proporcione un nombre de usuario único.
  3. Porcentaje de comisión de ventas (%) : Proporcione el % de comisión para este usuario. Esta opción se aplica si la función de comisionista está habilitada. 
  4. : Activa/Desactiva el usuario.
  5. Puede editar/eliminar un usuario.

Asignación de ubicaciones

Consulte la imagen de abajo

Descuento máximo de ventas:

El descuento máximo que este usuario puede dar durante las ventas en la pantalla de POS y ventas. Si no desea tener esta restricción, simplemente deje este valor en blanco.

Deshabilitar inicio de sesión

Consulte la imagen de abajo

Adición de roles

  1. Cada nuevo negocio viene con algunos roles predeterminados: administrador y cajero.
    El administrador     tiene todos los permisos en la aplicación.
    El cajero tiene permiso solo para la sección POS.
  2. Puede crear un rol haciendo clic en el botón Agregar -> Dar un nombre de rol y luego seleccionar el permiso apropiado para ese rol.
  3. En algún momento, es posible que deba otorgar acceso a un usuario solo a una ubicación en particular. En este caso, seleccione las ubicaciones desde el permiso «Acceder a ubicaciones». Seleccione «Todas las ubicaciones» para otorgar permiso para acceder a todas las ubicaciones de su empresa.
  4. Los permisos de roles se pueden editar y eliminar.

Nota : debe actualizar la función de un usuario existente antes de eliminar una función.

Habilitación y elección del tipo de comisionista:

Por defecto, el Comisionista está Deshabilitado. Puede habilitarlo desde Configuración -> Configuración comercial -> Ventas. Desplegable Agente de comisión de ventas.

Verás 3 tipos diferentes:

  1. Usuario Registrado: Si se utiliza esta opción, el Usuario Registrado se considerará automáticamente como el comisionista de las ventas agregadas por él. Lo que significa que el usuario que agrega las ventas obtendrá la comisión por las ventas.
  2. Seleccionar de la lista de usuarios: si esta opción está habilitada, en la pantalla POS y ventas verá la lista de » usuarios» presentes en su negocio. El usuario que agregue las ventas seleccionará al comisionista de la lista de usuarios que se muestra.
  3. Seleccione de la lista de Comisionistas: si esta opción está habilitada, en la pantalla POS y Ventas verá la lista de «Comisionistas de ventas» presentes en su negocio. El usuario que agregue las ventas seleccionará el comisionista de la lista de «Comisionistas de ventas» que se muestra.

Seleccione la opción según los requisitos de su negocio.

Agregar porcentaje de comisión:

Puede agregar un porcentaje de comisión mientras agrega/edita el usuario o el agente de comisión de ventas

Cálculo del monto de la comisión:

Para ver el monto de la comisión, vaya a Informes -> Informe del representante de ventas.

Seleccione el Usuario para el que desea ver el monto de la comisión.

Al seleccionarlo, le mostrará el resumen detallado de Venta total, Comisión de venta total y Gasto total. Además, la siguiente tabla enumera todas las transacciones.

NOTA: La comisión de venta se calcula sin gastos de envío ni impuestos. Las comisiones de ventas provienen de las ventas de los artículos, no de los gastos generales como impuestos, fletes, envío, manejo, etc.

Pago de comisiones:

Después de obtener el monto de la comisión, UltimatePOS tiene 2 formas de realizar el pago de la comisión.

usando gastos

  • Calcule la comisión del informe del representante de ventas y, después de pagar el monto, agréguelo como gasto en el menú Agregar gastos.
  • En Agregar gasto, seleccione el menú desplegable Gastos por

Uso del módulo HRM

  • Utilice el módulo HRM
  • En el módulo de RRHH, al crear la nómina de un usuario, automáticamente incluirá la comisión de venta.
  • La comisión de ventas se mostrará como Nómina-Componentes para que el propietario de la empresa y el usuario conozcan los detalles de la comisión.

Gestión de Contactos

Para ver el libro mayor de clientes o proveedores

  1. Vaya a Contactos -> Proveedor/Cliente y haga clic en el botón de acciones
  2. En eso podrá ver el libro mayor para el cliente o proveedor.
  3. Puede seleccionar un rango de fechas y usar los filtros de casilla de verificación para mostrar/ocultar cierto tipo de transacción.

Adición de descuento para el cliente/proveedor sobre el saldo adeudado:

Se puede agregar un descuento por el monto del saldo adeudado para el cliente/proveedor.

Haga clic en el botón Agregar descuento en la pantalla del libro mayor de clientes/proveedores

Al hacer clic en el botón, aparece una ventana emergente, ingrese los detalles y haga clic en guardar.

El monto descontado se contabilizará en su libro mayor.

NOTA : Este descuento solo puede ser agregado por el administrador y no por otros usuarios.

Saldo de apertura:

El saldo de apertura es el saldo que tiene el contacto (cliente o proveedor) al comenzar a usar el software.

Suponga que está transfiriendo los datos de otro software a ERP, entonces el saldo de apertura del contacto será el monto del saldo que el contacto tiene que pagar/recibir de usted.

Saldo inicial para el cliente = Cantidad que el cliente debe pagar

Saldo inicial para proveedor = Importe que debe pagar al proveedor.

Adición de saldo de apertura

Puede agregar un saldo de apertura al agregar/editar el proveedor o el cliente. En la pantalla de agregar contacto, encontrará el campo de saldo de apertura.

Ver pago de saldo de apertura

Para ver el saldo de apertura del contacto, vaya a Lista de proveedores/clientes, vaya a ver y, en la página de vista, encontrará el saldo de apertura y el saldo de apertura adeudado.

Pagar o recibir el pago del Saldo de apertura

Agregar el pago del saldo de apertura es lo mismo que cualquier otro pago. Vaya a la lista Cliente/Proveedor -> Acciones -> Pagar.

Se abrirá un modal emergente donde puede ingresar el monto del pago.

Adición de proveedores y clientes

  1. Ir a Contactos -> Proveedores o Cliente
  2. Haga clic en agregar nuevo contacto. Seleccione el tipo de contacto: proveedor/cliente/ambos
  3. Según el tipo de contacto seleccionado, mostrará los campos relevantes. Rellene los datos pertinentes.
  4. Haga clic en el botón Más Más información para ver más campos.
  5. Términos de pago : Esto ayudará al sistema a notificarle cualquier pago pendiente para proveedores y clientes. Puede especificar el plazo de pago en días o meses.
  6. Grupo de clientes: Lea los detalles aquí.
  7. Límite de crédito: Esta es la cantidad máxima de crédito que se le puede dar al cliente. Si en alguna venta el crédito supera este monto entonces no se permitirá vender a crédito.
  8. Saldo inicial: Saldo inicial de un cliente o proveedor antes de comenzar a usar ERP. Entonces, si hay algún saldo anterior, puede agregarlo aquí.
  9. Saldo anticipado: A veces el cliente/proveedor paga/toma dinero por adelantado. Esto mostrará el monto del saldo adelantado pagado o cobrado por el cliente/proveedor respectivamente.

Visualización de proveedores y clientes

  1. Para ver detalles sobre un Proveedor o Cliente, haga clic en el botón Ver. Mostrará los detalles completos junto con las transacciones relevantes (Compras y Ventas) para ese contacto.
  2. Pagar el monto adeudado: Puede usar este botón para pagar el monto adeudado de un cliente o proveedor. Esto pagará el monto total adeudado de todas las facturas.

Asignación de contactos a usuarios

Puede asignar contactos (clientes y proveedores) a un uso particular siguiendo los pasos a continuación.

  1. En su pos\config\constants.php cambie el valor de enable_contact_assign a  verdadero.
  2. Al agregar el usuario, marque la etiqueta » asignar a un contacto específico».
  3. Ahora, al agregar contacto, seleccione el usuario al que desea asignar.

Saldo Avanzado

El saldo adelantado (a los clientes) es la suma de la cantidad que la empresa debe pagar por los clientes.

Saldo anticipado (a proveedores) es la suma de la cantidad que los proveedores deben pagar por el negocio.

Para agregar un saldo avanzado, vaya a Clientes -> clientes/proveedores y haga clic en el botón de acción. Aquí encontrará una opción de pago y haga clic en ella. Se mostrará la ventana emergente Agregar pago y agregar el valor de la cantidad requerida y hacer clic en el botón Guardar.

 

   

Realizar ventas/compras con saldo avanzado:

Para realizar una compra o venta con este saldo avanzado, agregue una venta o compra. Selecciona el cliente/proveedor al que le has añadido saldo avanzado. Al realizar el pago selecciona la opción de anticipo y guárdalo.

Saldo de apertura

Saldo de apertura (a los clientes) es la suma de la cantidad que los clientes tienen que pagar por el negocio.

Saldo inicial (a proveedores) es la suma de la cantidad que la empresa tiene que pagar por los proveedores.

Adición de un saldo de apertura

Para agregar un saldo inicial, vaya a Contactos->clientes/proveedores. Seleccione el botón Agregar o haga clic en Editar para un usuario existente. Allí puede encontrar un botón de más información, haga clic en él y agregue el monto del saldo inicial que se agregará para ese usuario.

Grupos de clientes:

Con los Grupos de clientes, puede clasificar a un cliente como Clientes minoristas, Clientes mayoristas, Amigos, Colegas y lo que le encante…

1. Para agregar un «Grupo de clientes», vaya a Contactos -> Grupos de clientes y haga clic en el botón «Agregar».

2. Mostrará una ventana emergente solicitando el nombre del grupo de clientes y el porcentaje de cálculo.
El porcentaje de cálculo se utiliza para calcular el precio de venta.

Ejemplo:

– Suponga que el precio de venta establecido para un producto Product1 es $200
– Nombre del grupo de clientes =
Porcentaje de cálculo de amigos = -20
– Nota : -20 (observe un signo menos) o puede configurarlo 20 = +20%

– Y ha creado un cliente con Harry con el Grupo de clientes asignado como Amigo.

– Ahora vaya a la pantalla Pos o Vender. Seleccione el cliente Harry y agregue el producto1.

– Notarás que el precio de venta establecido para el producto1 será 200-20% = $160

Así es como funciona el grupo de clientes.

Customer Group realiza un cálculo interno y aplica el porcentaje de cálculo al precio de venta. No mostrará un descuento por separado en la factura o en la pantalla de pos.

Esta característica es muy útil cuando tiene categorías de clientes minoristas, mayoristas o diferentes.

Puede ver el informe para diferentes grupos de clientes desde «Informe de grupos de clientes» o, en otros términos, si tiene un grupo de clientes minoristas y mayoristas, puede ver qué tipo de grupo de clientes está dando más ventas.

Productos

Adición de productos

  1. Vaya a – Productos > Agregar productos.
    • Proporcione un nombre de producto,
      marca,
      unidades,
      categoría SKU
      de subcategoría : agregue un SKU único que se utilizará para identificar el producto e imprimir el código de barras en las etiquetas. Déjalo vacío para generarlo automáticamente. También puede agregar un Prefijo para SKU generado automáticamente .

    • Pasos para cambiar la longitud de SKU predeterminada:

      Para cambiar la longitud de SKU predeterminada, realice el siguiente cambio simple en el código. 1. Abra el archivo pos\app\Utils\ProductUtil.php. 2. Busque la función ‘generateProductSku’. 3. Cambie el valor predeterminado 4 a cualquier longitud requerida.
      Tipo de código de barras : Seleccione un tipo de código de barras, la opción predeterminada/recomendada es C128. Recomendamos cambiar solo si el producto agregado ya tiene un número de SKU para él.
      No apto para la venta: si un producto no está diseñado para la venta, no se mostrará en el POS ni en la pantalla de ventas. Esto puede ser útil cuando se usa el módulo de fabricación para hacer que los ingredientes sean productos que no se venden, también si desea deshabilitar temporalmente la venta de algunos productos.
      Cantidad de alerta: La cantidad de alerta se usa para alertar cuando las existencias restantes alcanzan este nivel o por debajo de él.
      Administrar stock       : habilitar/deshabilitar la gestión de stock a nivel de producto. La gestión de existencias de productos no es necesaria para servicios como Reparación, Corte de cabello, Impresión de desarrollo web. Para artículos con Administrar stock sin marcar (deshabilitado), puede venderlos en cantidades ilimitadas. Venta de servicio usando ERP

  2. Ubicación comercial: seleccione las ubicaciones comerciales donde se puede vender o comprar este producto.
  3. Seleccione Impuesto aplicable para ese producto. Adición de impuestos
  4. Tipo de producto:

Producto único:

    1. Aplicable para productos sin variación con ellos luego seleccione solo
    2. Al seleccionar un solo producto, deberá ingresar el precio predeterminado del producto, incluido/excluido el impuesto, el % de margen de beneficio (puede establecer el margen de beneficio predeterminado desde la configuración -> Configuración comercial; esto ayudará a escribir % cada vez). Según el margen de beneficio, calculará automáticamente el precio de venta sin impuestos. También puede ingresar el precio de venta manualmente y ajustará automáticamente el margen de beneficio por usted.

Producto variable:

      1. Aplicable a un producto que tenga variaciones (como tamaño, color, diseño, sabores, etc.) Puede definir plantillas de variación desde Productos -> Variaciones. La ventaja de crear una variación es que ahorra tiempo al agregar las mismas variaciones varias veces.
      2. Al seleccionar Producto variable, se mostrarán diferentes campos para agregar todas las variaciones y su precio de compra relacionado, Precio de venta. Debe seleccionar las variaciones del menú desplegable y se completarán automáticamente las variaciones para esa plantilla. Puede cambiar el nombre de la variable, Valores de variación.
      3. Para dar el mismo precio de compra o precio de venta o beneficio para todas las variaciones de un producto, haga clic en la doble marca presente en la primera variación.
      4. Obtenga más información sobre cómo agregar variaciones

Producto combinado o paquete

Agregar un paquete de productos

  1. Los productos combinados también se denominan productos combinados.
  2. Está ofreciendo varios productos como un producto combinado.
    Por ejemplo, un producto «Conjunto de computadora» puede tener: 1 monitor de PC + 1 CPU de PC + 1 teclado de PC + 1 mouse de PC
    Entonces, cuando alguien compra un conjunto de computadora, obtiene todos los productos que contiene.
  3. El stock de productos empaquetados depende del stock de productos individuales presentes en ese paquete.
    Ejemplo: si tiene un monitor de 5 PC, una CPU de 4 PC, un teclado de 10 PC, un mouse de 50 PC, el conjunto de computadoras será de 4 PC.
  4. Cuando se vende el paquete de productos, se deducen automáticamente las existencias de todos los productos que contienen.
  5. Los productos individuales presentes en el paquete de productos también se pueden vender por separado.
  6. Los productos del paquete no se pueden comprar, solo se pueden comprar los productos individuales presentes en él.

Haga clic en Guardar.

Puede editar un producto. También puede copiar/exportar a un archivo CSV, PDF o Excel.

Adición de productos con múltiples variaciones:

Si tiene productos que involucran múltiples variaciones como, por ejemplo, una camisa puede tener una variación de color y tamaño, entonces tenemos varias formas de trabajar con ella:

Solución 1, crear una variación combinada: ¿Puede una variación con el nombre «Color-Tamaño» y agregar valores como Rojo-Pequeño, Rojo-Medio, Rojo-Grande, etc., esto se puede usar al agregar la camiseta?

Solución 2, crear múltiples productos: Cree múltiples productos diferentes como Shirt-Red, Shirt-Green, Shirt-Blue con variaciones de tamaño. Cuando cree varios productos, NO tendrá que ingresar los mismos detalles varias veces, primero, agregue la camisa roja con todas las variaciones de tamaño y luego use la acción Duplicar producto para copiar los datos.

Asignar/eliminar ubicaciones de varios productos a la vez:

Vaya a Listar productos y consulte esta captura de pantalla.

Producto de desactivación y activación:

Consulte la captura de pantalla.

Uso del código de barras del producto:

Pregunta: 

¿Cómo podemos usar el código de barras del producto en lugar de crear e imprimir uno nuevo para cada producto?
¿Cómo podemos usar el código de barras de la marca del producto en lugar de crear e imprimir uno nuevo para cada producto?

Responder:

Al crear un producto, en el campo SKU ingrese el número de código de barras del producto. Este código de barras se utilizará para identificar el producto en todas las pantallas como POS, Ventas, compras, informes y otros.

¿Cómo agregar un producto que ya tiene Código de Barras?

Para agregar productos que ya tienen un código de barras, siga los mismos pasos que para agregar cualquier otro producto.

  1. Ir a agregar productos
  2. Rellena todos los detalles del producto
  3. IMPORTANTE: en el campo SKU escanee o ingrese el código de barras del producto.

Agregar cantidad de producto o agregar stock de producto

Para administrar sistemáticamente su negocio, las cantidades de productos se pueden agregar de 3 maneras:

  1. Adición de existencias de apertura
  2. Agregar compras
  3. Producto de fabricación: Útil para fabricantes, módulo de fabricación requerido.

Productos de importación:

Pasos:

  1. Vaya a Productos -> Importar productos
  2. Descargue el archivo de plantilla.
  3. Complete toda la información según el nombre de las columnas mostradas y las instrucciones. No elimine el encabezado del archivo de plantilla.
  4. Importar el archivo

Errores comunes:

  1. Error: UNIDAD no encontrada
    Solución: Asegúrese de que la unidad que proporcionó en el archivo de Excel ya esté presente en el sistema. Vaya a Productos -> Unidades, agregue la unidad e importe el archivo nuevamente.
  2. Error: no se pudo encontrar el símbolo de separación, el símbolo de separación podría
    Solución: formatee sus celdas en Excel como texto en su Excel para el campo de fecha de vencimiento y proporcione la fecha como se especifica (25-11-2018).

Error no bien definido:

Muchas veces puede mostrar algunos errores no bien definidos como “encuentro de valores no numéricos” u otros

En este caso, la mejor manera es dividir su importación en varios archivos.

Por ejemplo, si está importando un archivo con 500 productos, divídalo en 2 archivos de 250 cada uno e impórtelo.

Productos de exportación:

Los productos se pueden exportar en formato excel/pdf desde la pantalla de listado de productos.

En la versión 4.7.8, se agregó una nueva función de exportación para exportar el producto en la misma plantilla que la plantilla del producto de importación.

En la pantalla de la lista de productos, haga clic en el botón Descargar Excel.

Eliminación de productos

La eliminación de un producto eliminará los productos de la base de datos.

NOTA: Esta eliminación no funcionará si el producto tiene algunas transacciones relacionadas. La transacción puede ser Apertura de stock, Compra, Venta o Transferencia de stock del producto. Mostrará algún error como:

  • El producto no se puede eliminar porque existen compras relacionadas con este producto
  • Algunos productos no se pudieron eliminar porque tienen una transacción relacionada.

Eliminación de productos individuales

Eliminación masiva de varios productos

 

Eliminar errores del producto:

Algunos productos no se pudieron eliminar porque tienen una transacción relacionada:

Cuando un producto tiene transacciones, no se puede eliminar.

Las transacciones pueden ser Ventas, Compras o Adición de existencias iniciales.

La mejor forma de evitar este tipo de productos es desactivándolos.

  1. Se pueden agregar variaciones desde el menú Productos -> Variaciones  .
  2. Estas variaciones se utilizan en productos de productos variables.

Un ejemplo de variación es, por ejemplo, un Jeans puede tener varios colores, así que agregue una variación llamada Colores y proporcione el valor. Como se indica en la imagen de abajo.

Adición de unidades

  1. Ir a Productos -> Unidades
  2. Proporcione el nombre de la unidad, un nombre corto, y elija si desea que la unidad permita decimales.

Ejemplo:
Nombre : Nombre
abreviado del medidor : Mtr.
Permitir decimales : Sí.

Permitir el decimal le permite comprar/vender el producto en decimal y viceversa.

Unidades Múltiples:

Esto puede ser útil si compra productos en una unidad diferente y los vende en una unidad diferente.

Por ejemplo: Compra por docenas y vende por piezas.
O compre en cajas y venda en piezas.

Pasos:

  1. Agregue la unidad inferior desde la pantalla Agregar unidad. Por ejemplo piezas.
  2. Agregue la unidad superior según la captura de pantalla:
    • Marque «Agregar como múltiplo de otra unidad»
      Múltiples unidades - unidades de medida
    • Proporcione los detalles de la conversión.
  3. Use la unidad en Agregar/Editar producto. Mientras agrega/edita la compra/venta, puede ver el menú desplegable de unidades. Seleccione la unidad deseada y cambiará el precio de compra/venta de la unidad en consecuencia.

NOTA : No verá las Unidades principales (docena en este ejemplo) en el menú desplegable Añadir unidad de producto, seleccione pieza como unidad de producto. Todas las compras/ventas se guardan en la unidad inferior (piezas en el ejemplo anterior). Entonces, después de agregar compras/ventas, si edita los detalles de la conversión, afectará la cantidad de compras/ventas en consecuencia.

Unidades Secundarias:

Se pueden agregar unidades secundarias a los productos. Se puede usar una unidad secundaria si la subunidad de un producto en particular puede variar cada vez. Por ejemplo, 1 pieza de piedra puede ser de 10 kg o 20 kg o 30 kg.

Para habilitar esto, vaya a Configuración-> Configuración comercial -> Productos.

Al habilitar esto, se mostrará una etiqueta de unidad secundaria en la pantalla de agregar/editar productos.

Al seleccionar este producto en la pantalla de compra/venta/POS, también se mostrará la etiqueta de la unidad secundaria.

Los detalles de las unidades secundarias de los productos se muestran en el historial de existencias de ese producto.

NOTA : La unidad secundaria no se considera para el cálculo. Solo se utiliza para el conocimiento del usuario sobre el seguimiento de los productos con diferentes subunidades.

NOTA : Disponible solo en la versión 4.7.8 y superior.

Selección de subunidades relevantes para un producto

Para algunos productos no se requerirán todas las subunidades. Supongamos, por ejemplo, que vende naranjas solo por docenas o solo en piezas, entonces será útil.

Habilítelo desde Configuración comercial -> Productos -> Habilitar subunidades relevantes

Ahora, al agregar productos, seleccione la Unidad para los productos y le dará la opción de seleccionar varias subunidades aplicables. Seleccionar las subunidades le permitirá realizar compras o ventas en estas subunidades seleccionadas.

 

Agregar categoría y subcategoría

  1. Vaya a Producto -> Categorías -> Agregar
  2. Agregar nombre de categoría, código de categoría (código HSN)
  3. Si la categoría es una subcategoría, seleccione «Agregar como subtaxonomía» y seleccione la categoría principal.

UltimatePOS-Categorías

  1. r a Productos > Lista de productos
  2. Haga clic en Acciones > Historial de existencias de productos

Habilitación de la caducidad de los productos

1. Para habilitar la caducidad, vaya a Configuración -> Configuración comercial -> Sección de producto . Y marque la casilla de verificación «Habilitar caducidad del producto».
 
2. Al habilitar la caducidad del producto, puede elegir «Agregar caducidad del artículo» o «Agregar fecha de fabricación y período de caducidad»
  • “Añadir caducidad del artículo” => Elija esta opción si desea añadir directamente la caducidad del artículo a la pantalla de compra.
  • “Agregar fecha de fabricación y fecha de caducidad” => Elija esta opción si desea agregar la fecha de fabricación del artículo y el período de caducidad. Según la fecha de fabricación y el período de caducidad, calculará automáticamente la fecha de caducidad. Y esta fecha de caducidad se puede editar. Deberá agregar el período de vencimiento del producto en la pantalla «Agregar o editar producto». Y la fecha de fabricación en la pantalla “Añadir Compra”.
 
3. “ Al caducar el producto ” => Con esta opción puede configurar lo que debe hacer el sistema cuando un producto caducó.
  • “Seguir vendiendo” => Elija esta opción si desea que la aplicación siga vendiendo el producto incluso después del vencimiento.
  • “Dejar de vender n días antes” => Elija esta opción para dejar de vender el artículo n días antes del vencimiento. Tendrás que especificar el valor de n (que es el número de días antes de dejar de vender)
 
4. “ Método de contabilidad de existencias ” => Esta función se utiliza para establecer la forma en que se debe vender el producto.
  • FIFO (primero en entrar, primero en salir) => En esto, las acciones antiguas deben venderse primero.
  • LIFO (Last In First Out) => En este se debe vender el stock de compra más reciente.
 
Para un ejemplo:
1. Compre 20 unidades del producto A el 20 de marzo de 2018. Fecha de caducidad 10 de abril de 2018
2. Compre 20 piezas del mismo producto A el 23 de marzo de 2018. Fecha de caducidad 8 de abril de 2018
3. Hoy vendí 22 piezas.
 
Si el «Método de contabilidad de existencias» es FIFO => Entonces, el Producto comprado el 20 de marzo de 2018 se deducirá con 20 piezas y luego de esa compra del producto el 23 de marzo de 2018 se deducirá con 2 piezas.
 
Así que en stock, tendremos productos a partir del 23 de marzo de 2018 con 18 uds.
 
Si el «Método de contabilidad de existencias» es LIFO => Ocurrirá lo contrario de lo anterior.
 
NOTA: Debe establecer el método de contabilidad requerido antes de vender el artículo para que se utilice ese método de contabilidad.
 

Informe de caducidad de existencias:

1. Vaya a Informes => Informes de caducidad de existencias.
2. Aquí puede filtrar el stock «Categoría», Marcas, «Fecha de vencimiento del stock»
3. Haga clic en «Editar» para modificar el stock restante y el período de vencimiento.
4. Si se reducen las existencias restantes, el precio de compra unitario se ajusta en consecuencia.
 

Alerta de caducidad de existencias:

– Puede ver la alerta de caducidad de existencias en la sección inferior de la página de inicio. Aquí se muestra una lista de productos que caducan pronto.
 
– Puede establecer la cantidad de días antes de los cuales se debe mostrar el cambio de vencimiento en la página de inicio desde » Configuración -> Configuración comercial -> Sección del panel » Ver alerta de vencimiento de existencias para  el campo de entrada.
 

Visualización de la fecha de caducidad del producto en la factura

  1. Asegúrese de que la función de caducidad del producto esté habilitada como se mencionó anteriormente.
  2. Vaya al diseño de la factura y habilite «Mostrar caducidad del producto»
  3. Si la fecha de caducidad del producto se agrega al agregar Compra o Apertura de existencias, al realizar ventas, se mostrará el menú desplegable de caducidad del producto. Seleccione la fecha de caducidad que desea vender. Luego, en la factura impresa, mostrará la fecha de vencimiento.

¿Qué es el número de lote?

Número de lote de habilitación

Para habilitar el número de lote, vaya a Configuración -> Configuración comercial -> Compras

Marque la casilla de verificación Habilitar número de lote y actualice la configuración.

Adición de número de lote desde Compras

Si el número de lote está habilitado como se describe anteriormente, al agregar el stock de compra, se mostrará el campo de número de lote para ingresar el número de lote.

Adición del número de lote desde Agregar stock de apertura:

Si el número de lote está habilitado, al agregar stock inicial, se muestra el campo de entrada para ingresar el número de lote.

Vender productos de un lote específico

Consulte la  descripción del número de lote de la documentación de venta de POS .

Visualización del número de lote del producto en la factura

  1. Asegúrese de que la función de número de lote esté habilitada como se mencionó anteriormente.
  2. Vaya al diseño de la factura y habilite «Mostrar número de lote»
  3. Si el número de lote se agrega al agregar Compra o Apertura de existencias, al realizar ventas, se mostrará el número de lote y el menú desplegable de caducidad del producto. Seleccione el número de lote que desea vender. Luego, en la factura impresa, mostrará el número de lote.

Con ERP, nuestro objetivo es convertirlo en una aplicación de gestión de existencias/POS «One in All».

Los grupos de precios de venta le permiten agregar diferentes precios para un producto.

  1. Vender a diferentes precios: mayorista/minorista
  2. Diferentes precios para diferentes ubicaciones.

Adición de grupos de precios de venta:

  1. Ir a productos -> Grupo de precios de venta

     

    Grupo de precio de venta

  2. Haga clic en el botón «Agregar» para agregar un nuevo grupo de precios. Por ejemplo, precio de venta al por menor o precio de venta al por mayor o precio de compra al por mayor o precio de la ubicación 1, etc. según su deseo.
  3. Puede ver una lista de precios de venta en la pantalla «Grupo de precios de venta».

 

Agregar precio para diferentes grupos de precios:

  1. En la pantalla Agregar/Editar producto en la parte inferior, encontrará el botón «Guardar y agregar precio de grupo de precio de venta». Haga clic en ese botón. Nota : este botón no estará visible si no hay grupos de precios de venta.
  2. En la siguiente pantalla, verá la lista del nombre del producto (si es un producto variable, entonces todas las variaciones), el precio predeterminado y el precio de los grupos de precios de venta. Introduzca los precios para ello.
  3. Haga clic en Guardar.

Grupo de precios de venta de exportación e importación:

  1. Vaya a Productos -> Grupo de precios de venta.
  2. Primero descargue el archivo de Excel con el grupo de precios de venta haciendo clic en el botón «Exportar precios de grupo de precios de venta».
  3. En el archivo descargado cambie el precio de los productos.
    1. Solo se actualizarán los precios del grupo de precios de venta del producto, no el SKU ni el nombre.
    2. Se omitirá cualquier precio en blanco.
  4. Luego importe el archivo.

Vender a un grupo de precios en particular:

  1. Ir a TPV.
  2. En la parte superior, verá la lista de grupos de precios de venta. Seleccione el que se ajuste a sus necesidades.
    Nota: Esto no será visible si no hay grupos de precios de venta o si a un usuario se le asigna solo un grupo de precios en particular.
  3. Seleccione el grupo de precios y los precios de venta del producto serán según el grupo de precios.

Asignación de un usuario a un grupo de precios en particular:

  • En algún momento, es posible que desee asignar un grupo de precios en particular o algunos seleccionados a un usuario. En ese caso, cree un rol con el permiso deseado y el grupo de precios asignado.
  • Debe asignar al menos un grupo de precios para un rol si ese rol tiene permiso para vender.

Asignación de un grupo de precios a una ubicación comercial

  • Ayuda a vender el mismo producto a un precio diferente en diferentes ubicaciones comerciales.
  • Vaya a Agregar/Editar ubicación comercial y seleccione el 

¿PREGUNTAS MÁS FRECUENTES?

1. Cómo ocultar el Grupo de precios de venta en la ventana POS para todos los cajeros

En agregar/editar roles, puede establecer qué grupos de precios de venta serán visibles para ese rol. Por lo tanto, en el rol de cajero, puede desmarcar/eliminar el permiso para todos los demás grupos de precios de venta, excepto el que desea mostrar o usar para el cajero.

Garantía de habilitación:

Para habilitar la garantía en los productos, vaya a Configuración -> Configuración comercial -> Productos -> Habilitar garantía

Uso de la garantía

  1. Adición de garantía: agregue tipos de garantía yendo a Productos -> Garantía .
  2. Asignación de garantía para productos: Vaya a Agregar/Editar producto y seleccione la garantía aplicable para el producto.
  3. Vender con garantía:  Cualquier producto que tenga garantía asignada al momento de la venta utilizará la fecha de transacción como inicio de la garantía. Puede mostrar la garantía en los recibos habilitándolo desde Diseño de factura.

ERP viene con una función incorporada para imprimir etiquetas personalizadas para productos.

Puede ir a la pantalla de impresión de etiquetas desde varios lugares:

  • Desde el menú Productos de la barra lateral Productos -> Imprimir etiquetas.
  • Vaya a Productos -> Ver productos y haga clic en Acciones -> Etiquetas. Esto agregará el producto seleccionado a la lista de etiquetas impresas.
  • Vaya a Compras -> Listar compras y haga clic en Acciones -> Etiquetas. Esto agregará los productos de la compra seleccionada para imprimir la lista de etiquetas.

Impresión de etiquetas

  1. Una vez que esté en la pantalla de impresión de etiquetas, agregue los productos para los que desea imprimir etiquetas ingresando el nombre o el código de barras/id de sku.
  2. Ajusta la cantidad de la etiqueta de cada producto ( Nº de etiquetas ).
  3. Seleccione la información que desea mostrar en las etiquetas marcando/desmarcando las opciones en el encabezado » Información para mostrar en las etiquetas «.
  4. Seleccione la configuración del código de barras de acuerdo con su etiqueta. Hemos incluido algunos ajustes de uso común.
    Puede agregar una nueva configuración desde el menú Configuración -> Configuración de código de barras.
  5. Haga clic en Vista previa para ver las etiquetas.
  6. Si todo se ve bien, puede hacer clic en el botón Imprimir para imprimirlo.
    Nota: Debe establecer los Márgenes en ‘predeterminado’ en la ventana de impresión del navegador.
  7. Si parte de la información se muestra a la mitad debido al tamaño de la etiqueta, se recomienda ocultarla o, mejor aún, usar una configuración de 20 etiquetas por hoja.

Error: ID de SKU no admitido para el tipo de código de barras seleccionado

Este error significa que el SKU que proporcionó al crear el producto no cumple con la codificación según el tipo de código de barras.

La solución puede ser editar el producto y cambiar el tipo de código de barras como » Código 128 «, guardar e intentar imprimir la etiqueta nuevamente.

Duplicar productos lo ayuda a crear fácilmente un nuevo producto con los mismos datos que otro producto, esto lo ayuda a evitar el ingreso repetitivo de datos y, en última instancia, ahorra tiempo al hacer que el proceso de ingreso de productos sea más rápido.

Error 1 : discrepancia entre la cantidad vendida y comprada

Error 2 : Desajuste en existencias que se muestran en el informe de existencias y en la pantalla de ventas. La pantalla de ventas acepta productos mayores o menores que en los informes de existencias.

Esto rara vez sucede debido a razones desconocidas o si intenta actualizar manualmente el stock en la base de datos.

Solución:

NOTA : Debe tener el rol de administrador para que esto funcione. Paso 1: Vaya a esta URL  www.your-pos-website.com/reports/product-stock-details Paso 2: Seleccione la ubicación de la empresa y presione el botón de búsqueda. Mostrará la lista de productos para los que hay una discrepancia. Paso 3: Haga clic en el botón Reparar para cada producto. Consulte la captura de pantalla a continuación


La edición masiva lo ayuda a editar varios productos a la vez y le ahorra tiempo.

Para editar varios productos, siga los pasos:

  1. Vaya a Productos -> Listar productos
  2. Seleccione los productos que desea editar haciendo clic en la casilla de verificación presente en cada fila de productos.
  3. Desplácese hacia abajo y encontrará la opción Edición masiva  , haga clic en ella y podrá editar los productos seleccionados.
  4. Además, en la pantalla de edición masiva, puede agregar cualquier otro producto para editarlo.
Contenido del acordeón

Para agregar existencias iniciales:

  1. Ir a la lista de productos
  2. Acciones > Agregar o editar inventario inicial

Abra config/constants.php

cambie «enable_product_bulk_edit» de falso a verdadero

Compras

Agregar compra

  1. Ir a – Compras -> Agregar Compras
  2. Escriba Nombre del proveedor o Nombre comercial en el campo Proveedor. Si el proveedor no existe, debe agregarlo desde Contactos -> Proveedores -> Agregar
  3. Ingrese el número de referencia de compra, la fecha de compra y el estado del pedido.
  4. Seleccione la ubicación comercial : seleccione una ubicación donde desea agregar la compra. Puede agregar una nueva ubicación desde Configuración -> Ubicaciones comerciales.
  5. Escriba el nombre del producto o escanee el número de código de barras del producto. Mostrará productos coincidentes relacionados, seleccione un producto para agregarlo a la lista de compras.
  6. Al agregar un nuevo producto, puede ingresar la cantidad de compra, el precio de compra y la información fiscal.
  7. Para agregar un descuento : seleccione el tipo de descuento (fijo o porcentual) e ingrese el monto. ERP calculará automáticamente la cantidad después del descuento.
  8. Ingrese el impuesto de compra, los detalles de envío, los cargos de envío adicionales, el estado de pago y las notas adicionales.

Puede ver la lista de compras desde Compras -> Listar compras.

Puede imprimir etiquetas para su compra haciendo clic en «Imprimir etiquetas» en la pantalla Lista de compras.

Ver detalles sobre la impresión de etiquetas aquí .

No se encontró ningún producto coincidente

Este error se mostrará en 3 condiciones:

  1. Razón 1: No hay productos que coincidan con el nombre o SKU que ingresó. Compruébelo una vez en la lista de productos.
  2. Motivo 2: verifique que la ubicación comercial seleccionada en la compra adicional tenga ese producto. Entonces, si la ubicación comercial es Ubicación-1, entonces, al agregar/editar producto, el producto debe asignarse a esa ubicación. 
  3. Motivo 3: asegúrese de que el producto tenga la gestión de existencias HABILITADA en Agregar/editar producto. Si la gestión de existencias no está habilitada en los productos, no se mostrará en la compra de agregar/editar.

Estados de pagos

  1. Pagado:  La orden de compra está 100% pagada.
  2. Debido:  La PO está 100% no pagada.
  3. Parcial: Se ha pagado el importe parcial de la orden de compra.
  4. Vencido:  PO es 100% no pagado y pasado la fecha de vencimiento.
  5. Atraso parcial: el monto parcial de la orden de compra no se pagó y pasó la fecha de vencimiento.

Agregar pagos

Agregar pago al agregar la compra:

En la pantalla de agregar compra, puede agregar el pago de la compra.

Agregar pago desde la pantalla Lista de compras

En la compra de lista, haga clic en las acciones de cualquier orden de compra y se mostrará la lista de acciones correspondientes. Esta opción no se muestra si no hay ningún pago pendiente.

Agregar pagos desde Contacto

Ir a contacto -> Proveedores. Haga clic en las acciones para el proveedor y mostrará «Pagar el monto adeudado», haga clic en él y pague el monto. “Pagar el monto adeudado” esta opción no se muestra si no hay un pago adeudado.

¿Qué es una Orden de Compra?

Una orden de compra es un documento que entrega el comprador (generalmente usted) al proveedor para solicitar la compra de bienes.

Una orden de compra contiene los detalles de facturación del comprador, los detalles de entrega, los productos, las cantidades, los precios, los impuestos, los descuentos, las condiciones de pago, los detalles de pago, los gastos de envío, si corresponde, y otras notas.

El proveedor emitirá una orden de venta contra la orden de compra que ha proporcionado.

Una orden de compra tiene varios estados: Pedido, Parcial, Completado

Habilitación de orden de compra

Para habilitar la orden de compra, siga los pasos a continuación:

  1. Vaya a Configuración -> Configuración comercial
  2. Pestaña de compra -> Habilitar orden de compra
  3. Guárdalo.

Uso de orden de compra en ERP

Creando orden de compra

Después de habilitar el pedido de compra, dentro de Compra encontrará el menú Pedido de compra.

Vaya a agregar orden de compra, complete todos los detalles y guárdelo.

No se agregan existencias al emitir órdenes de compra.

Una vez que se crea una orden de compra, puede imprimirla y enviarla al proveedor.

Convertir orden de compra en compra

Al recibir las órdenes de Compra el proveedor emite una venta o factura.

  1. Vaya a Compra -> Agregar compra, seleccione el proveedor.
  2. Al seleccionarlo, se completará la lista de todas las órdenes de compra relacionadas con el proveedor en el menú desplegable «Orden de compra».
  3. Seleccione la orden de compra y cargará automáticamente los productos para esa orden con el precio del producto, los impuestos y los descuentos aplicados automáticamente como la orden de venta.
  4. Puede aumentar o disminuir la cantidad.
  5. Guárdelo y el estado de la orden de compra cambiará automáticamente.

Adición de artículos de bonificación o artículos gratuitos proporcionados por los proveedores

2 formas en que puedes hacer esto:

Solución 1:

Al agregar compras, simplemente establezca el precio de compra en 0 para los artículos gratuitos.

Solución 2:

Encuentre el precio promedio del artículo y utilícelo como precio unitario.

por ejemplo, si compra 10 cantidades por un precio de $2 cada una, 10X2 = $20
y obtiene 2 cantidades gratis, entonces el costo promedio de cada una será 20/12 = $1.66

Puede agregar algunos campos personalizados en agregar/editar compra y ver compra.

Para habilitar campos personalizados:

  1. Vaya a configuración -> Configuración comercial -> Etiqueta para campos personalizados de compra:
  2. Proporcione una etiqueta para los campos que necesita, los campos se habilitarán automáticamente una vez que se agregue la etiqueta.
  3. Marque la casilla de verificación «Es obligatorio» para que el campo sea obligatorio al agregar/editar la compra.

Transferencia de acciones

Edición de transferencia de stock

La transferencia de stock solo se puede editar cuando el estado de la transferencia está pendiente o en tránsito.

Una vez completada, la transferencia de stock no se puede editar. Aunque puede eliminarlo y crear uno nuevo si lo desea.

Ventas / Vender

¿Qué es una orden de venta?

Orden de venta es un documento entregado por el proveedor al comprador contra una orden de compra por parte del comprador.

Una orden de venta contiene los detalles de facturación del comprador, los detalles de entrega, los productos, las cantidades, los precios, los impuestos, los descuentos, las condiciones de pago, los detalles de pago, los gastos de envío, si corresponde, y otras notas.

Una vez que el comprador acepta la orden de venta, el proveedor envía los productos.

El pedido de venta tiene varios estados: Pedido, Parcial, Completado

Habilitación de pedidos de venta

Para habilitar la orden de venta, siga los pasos a continuación:

  1. Vaya a Configuración -> Configuración comercial
  2. Pestaña Ventas -> Habilitar orden de venta
  3. Guárdalo.

Uso de pedidos de venta en ERP

Creando orden de venta

Después de habilitar el pedido de ventas, dentro de Ventas encontrará el menú Pedido de ventas.

Vaya a agregar orden de venta, complete todos los detalles y guárdelo.

Las existencias no se deducen de las órdenes de venta.

Una vez que se crea una orden de venta, puede imprimirla y enviarla al comprador para su aprobación.

Conversión de orden de venta a ventas

Al aprobar los pedidos de venta, puede crear ventas a partir del pedido de venta.

  1. Vaya a Ventas -> Agregar ventas, seleccione la ubicación comercial y el Cliente.
  2. Al seleccionarlo, se completará la lista de todos los pedidos de venta relacionados con el cliente en el menú desplegable «Pedido de venta».
  3. Seleccione la orden de venta y cargará automáticamente los productos para esa orden con el precio del producto, los impuestos y los descuentos aplicados automáticamente como la orden de venta.
  4. Puede aumentar o disminuir la cantidad.

Puntos de interacción en Pantalla TPV.

Venta de productos, cambio del precio del producto, impuestos y descuentos, número de lote y vencimiento

Ir a – Vender -> POS

Seleccionando Cliente:

De forma predeterminada, hay «Cliente sin cita previa». Puede buscar un cliente por nombre/identificación de cliente o número de teléfono o puede agregar un nuevo cliente haciendo clic en el botón más (+) «Agregar cliente».

Búsqueda y adición de productos:

Ingrese el nombre del producto o escanee el código de barras para buscar el producto. Si coinciden varios productos, se muestra el menú desplegable de productos y se selecciona el producto. O si hay un solo producto, se agrega directamente al carrito.

Cambiar el precio del producto, impuestos y descuentos para un producto

  • Después de agregar los productos, haga clic en el nombre del producto para modificar el precio, los impuestos y los descuentos del producto.
    NOTA: La opción para diferentes impuestos en los productos se mostrará solo si 
  • El impuesto en línea está habilitado. Puede habilitarlo desde Configuración comercial -> Impuestos -> Habilitar impuestos en línea en compra y venta

Selección del número de lote de un producto

  •  Si el número de lote está habilitado, se mostrará la opción para seleccionar el número de lote.

Selección de Caducidad para un producto

  • Fecha de vencimiento: si la fecha de vencimiento está habilitada, se mostrará la opción para seleccionar el número de lote. 

Cancelar Ventas:

Para cancelar las ventas, haga clic en el botón cancelar. Las facturas de cancelación no se guardan en el sistema, por lo que no se descontará ningún stock.

Para finalizar la factura, haga clic en Finalizar: agregue las opciones de pago y guárdelo.

Al guardar, mostrará una opción de impresión de factura.

NOTA: Para que la factura se imprima correctamente: las opciones de Márgenes deben establecerse en «Predeterminado».

La lista de ventas se puede ver desde Vender -> Listar ventas.

La lista de borradores se puede ver desde Vender -> Borradores.

Tanto Sell como Drafts se pueden editar para realizar cualquier cambio.

Express Checkout: Express Checkout significa que la venta se marcará como Pagada y el método de pago será en efectivo. No se mostrará ninguna pantalla de pago por separado. La impresión de la factura depende de la configuración de la ubicación comercial.

100% Ventas a crédito

  • Para vender a crédito al cliente, primero debe habilitar este botón yendo a Configuración -> Configuración comercial -> POS -> 
  • Luego, en la pantalla del POS, podrá ver un botón «Venta a crédito», simplemente haga clic en este botón para realizar ventas a crédito.

Ventas mitad crédito y mitad pago:

Supongamos que el monto de la factura es de $ 1000, el cliente paga $ 700 en efectivo y $ 300 es un crédito para él, luego siga estos pasos:

  1. Haga clic en el botón de pago múltiple
  2. Seleccione el método de pago e ingrese el monto pagado por el cliente. ($700 en nuestro ejemplo)
  3. Haga clic en finalizar pago.
  4. Ahora, el monto pendiente se agrega automáticamente como monto de crédito en él (o monto que se tomará del cliente)

Importe de la venta anterior en Ventas:

Si se realiza una venta para el cliente por un tiempo posterior para el mismo producto, la cantidad anterior en la que se vendió el producto se mostrará como referencia en la pantalla de agregar venta.

Esta función también se puede utilizar para la compra de los mismos productos de un proveedor.

NOTA: Esta característica está disponible en la versión 4.7.8 y superior

Borrador y cotización

Esto es útil si desea crear una cotización antes de las ventas.

Marcar una venta como Borrador o Cotizaciones no deducirá el stock disponible.

Puede ver todas las Cotizaciones y Borradores desde Cotización de Lista o Borrador de Lista respectivamente. El borrador/cotización existente se puede editar para convertirlo en venta final.

Ventas suspendidas

Suspender Ventas significa venta inconclusa o retención de Venta.
El stock de ventas suspendido se deduce del stock disponible. Puede ver todas las ventas suspendidas haciendo clic en el botón de color amarillo presente en la parte superior derecha de la pantalla (arriba de la fecha).

Algunos casos de uso de ventas suspendidas

  1. En una tienda de abarrotes, si tiene un botón suspendido, puede suspender las ventas de clientes particulares y entretener a otro cliente, cuando regrese puede continuar con su venta.
  2. En Restaurante, puede suspender el pedido de los clientes si aún no ha pagado, y finalizarlo cuando terminen de comer y paguen su pedido, para que pueda proceder a la venta final. Puedes poner la Mesa 1, la Mesa 2, la Mesa 3… así cuando terminen es fácil identificar la mesa 3 que va a pagar.
  3. En el hotel, muchos clientes registran una estadía de 2 noches y piden algunos alimentos y los clientes dicen, simplemente carguen a la habitación 024. Por lo tanto, puede suspender sus pedidos y editar si hay algún pedido adicional y suspender nuevamente. Hasta que finalice cuando paguen sus facturas. en Hotel, en Número de Referencia: Habitación 009, Habitación 012

Tarjeta / Pago Múltiple / Efectivo

  • Pago múltiple:  se utiliza cuando el cliente desea pagar con diferentes métodos de pago, como una cantidad con tarjeta, algo en efectivo y otros métodos de pago. Esta opción también se usa cuando el cliente no paga el monto exacto de la oferta y necesita calcular el Cambio de devolución.
  • Tarjeta: Se utiliza cuando el cliente quiere pagar la factura completa con tarjeta.
  • Efectivo: Se utiliza cuando el cliente paga el importe exacto de la factura en efectivo. Si el cliente paga una cantidad menor o mayor que la cantidad de la factura, utilice Pago múltiple para obtener la devolución del cambio.

Agregar pagos desde Contacto

Ir a contacto -> Proveedores. Haga clic en las acciones para el proveedor y mostrará «Pagar el monto adeudado», haga clic en él y pague el monto. “Pagar el monto adeudado” esta opción no se muestra si no hay un pago adeudado.

Adición/edición de método de pago o Pay-Via

Siga Agregar/Editar Pay-Via/método de pago .

Mecanismo de Redondeo para monto total de Ventas o total a pagar

El redondeo ayuda a redondear el total a pagar al cambio de moneda más cercano disponible.

Para habilitar el redondeo, vaya a Configuración -> Configuración comercial -> Ventas  y elija el método de redondeo de cantidad

Método de redondeo de cantidad

  1. Redondear al número entero más cercano: Redondeará el valor de la paga al número entero más cercano. Por ejemplo , 1,49  se redondeará a 1,00 y 1,51 se redondeará a 2,00.
  2. Redondear al decimal más próximo (múltiplo de 0,05): redondeará el valor de la paga al número decimal más próximo, que es un múltiplo de 0,05. Por ejemplo, 1,49 se redondeará a 1,50, 1,51 se redondeará a 1,50, 1,59 se redondeará a 1,60, 1,54 se redondeará a 1,55
    . De manera similar, todos los demás redondeos al número decimal más cercano funcionan según el multiplicador.

Suponga que durante el POS el monto total del pago de un cliente es de $250, pero el cliente paga $300 en efectivo.

En este caso, el cajero debe devolver $50 en efectivo al cliente.

Entonces, ingrese todos estos detalles en el sistema, siga los pasos a continuación:

  1. Haga clic en el botón “ Pago Múltiple ”. Se abrirá una ventana emergente
  2. Ingrese el monto pagado por el cliente ($300 aquí)
  3. En el lado derecho, mostrará una cantidad de «Cambio de devolución». Esta cantidad debe ser devuelta al cliente.
  4. Haga clic en el botón Finalizar para guardar las ventas.

El importe del cambio se muestra en la factura. Para crear una etiqueta personalizada para cambio de devolución Vaya a Configuración -> Diseño de factura cambie el ‘cambio de etiqueta de devolución’ a una etiqueta requerida y guarde los cambios.

Productos destacados para pantalla POS

Agregar productos destacados lo ayuda a acceder rápidamente a algunos productos que se venden con frecuencia o más comúnmente.

Para agregar productos destacados, siga estos pasos:

  1. Vaya a Configuración -> Ubicaciones comerciales.
  2. Agregar/Editar cualquier ubicación comercial
  3. En la pantalla de agregar/editar, puede seleccionar múltiples productos que pueden aparecer en pos para esta ubicación.

 

Seleccionar productos destacados en agregar/editar ubicaciones comerciales

Productos destacados en pantalla pos

Servicios de venta

Los servicios son productos intangibles.

Ejemplo: reparación, servicios de salón y spa, desarrollo web, contabilidad, banca, limpieza, consultoría, educación, seguros, experiencia, tratamiento médico, transporte y mucho más.

1. Para agregar un servicio, vaya a Agregar nuevos productos .

2. Agregue el nombre de su servicio, como Reparación de computadoras, Contabilidad, Desarrollo de comercio electrónico, Consultoría, Plomero, Ahorro, Corte de cabello, etc.

3. Al agregar productos basados ​​en servicios, desmarque la opción » ¿Administrar existencias? » “ opción. Cuando Administrar stock no está marcado o deshabilitado, el stock de dichos productos no se administra, porque dicho producto no tiene un recuento de existencias.

4. Si desea agregar una descripción para dicho servicio, como por ejemplo en la reparación de computadoras, desea describir el problema de dicho servicio, luego marque la casilla de verificación » Habilitar descripción del producto, IMEI o número de serie «.

Ahora para crear factura o recibo para dicho servicio

1. Vaya a la pantalla Agregar ventas o POS.

2. Introduzca el nombre del servicio.

3. Si ha habilitado «Habilitar descripción del producto, IMEI o número de serie», le mostrará una ventana emergente para agregar una descripción . Si no ha habilitado la descripción, puede hacer clic en el botón como se muestra en la imagen a continuación.

4. Para imprimir la descripción en la factura, vaya a Configuración -> Configuración de factura -> Diseño de factura . Y haga clic en el diseño que está utilizando. Habilite » Mostrar descripción de la venta «. Y haga clic en «Actualizar» para actualizar el diseño de la factura.
Ahora mostrará la Descripción que ingresó en la factura o recibo.

Primera forma:

Edite la factura existente para las ventas yendo a editar la factura y elimine el producto o reduzca la cantidad del producto. Y guárdalo. El sistema agregará automáticamente la cantidad devuelta al stock. Esta es una forma simple y recomendada de hacerlo.

Segunda Manera:

Siga la captura de pantalla a continuación:

Pregunta: ¿Por qué vender el valor de devolución no reduce el valor de pago de la factura principal?

  • UltimatePOS ajustará estos valores en el informe de pérdidas y ganancias.
  • Con respecto al pago, los usuarios deben agregar una transacción para recibir el pago del cliente y luego devolverlo. De esta forma se registran todas las transacciones.

Habilitación de suscripciones:

Para habilitar la suscripción, vaya a Módulos -> Marque » Habilitar suscripciones » y guárdelo.

IMPORTANTE: Para que la factura de suscripción genere automáticamente un trabajo cron, debe configurarse.

Uso de suscripciones:

  1. Las suscripciones se pueden agregar desde las ventas de POS o desde la pantalla de Ventas normal.
  2. En la pantalla de POS o ventas para agregar una suscripción, haga clic en » ¿Suscribirse? » Casilla de verificación
  3. Al hacer clic en suscribirse, se muestra un modal emergente, ingrese la frecuencia de suscripción como cada 1 día o cada 5 días o cada 1 mes, etc. También ingrese la frecuencia de suscripción, como si un usuario desea suscribirse solo 5 veces el ingrese 5, para licencia ilimitada está en blanco.
  4. Todas las suscripciones aparecen en la pantalla Vender -> Suscripciones. Desde aquí también puede iniciar/detener una suscripción.
  5. Cuando se genera automáticamente una factura de suscripción, se envía una notificación al administrador y al vendedor.
  • La caja registradora le brinda una descripción general de una sesión particular de usuario/cajero
  • Cada vez que un cajero abre la pantalla de POS, debe abrir la caja registradora ingresando «Efectivo en mano»
  • Si el cajero tiene acceso a más de una ubicación, también se debe seleccionar la ubicación ( agregado en ERP V 2.19 )
  • Cada venta realizada por el cajero se registrará en la caja registradora. En la pantalla POS, puede ver los detalles de registro haciendo clic en el botón «Detalles de registro» presente en la barra de navegación superior. Muestra el efectivo en mano y los detalles de efectivo por otros métodos de pago también. Además, el importe reembolsado por el cajero.
  • Para cerrar una caja registradora, haga clic en Color rojo: botón Cerrar registro. Al cerrar la caja registradora, el cajero deberá ingresar los detalles del Total de efectivo, Total de comprobantes de tarjeta, Total de cheques y otros campos.
  • Para ver todas las cajas registradoras Vaya a Informes -> Informe de registro. Aquí puede ver todos los detalles de la caja registradora.

Diseño de factura

Diseño de factura le ayuda a crear diferentes formatos de factura.

Para agregar un nuevo diseño de factura:

  1. Vaya a Configuración->Configuración de factura->Diseño de factura->Agregar
  2. Proporcione un nombre de diseño único y distinguible
  3. Agregue el texto que se mostrará en la parte superior/encabezado de la factura. Por lo general, puede ser el nombre de su tienda, alineado al centro con el formato del Título 1.
  4. Agrega otros detalles relevantes.
  5. Puede mostrar/ocultar campos de dirección.
  6. Puede marcar un diseño como predeterminado. El diseño predeterminado se utiliza cuando no se encuentra ningún diseño para una ubicación.
  7. Haga clic en Guardar.

Para usar un diseño de factura en una ubicación, vaya a «Ubicaciones comerciales -> Editar» y asigne el diseño de factura.

Diseño de factura:

  • En diseño de facturas, encontrará opciones para diseños de facturas.
  • Se utiliza solo para impresión basada en navegador y NO para impresión basada en servidor.
  • El diseño delgado se utiliza para impresoras basadas en impresoras de línea térmica.

Edición de diseño de factura HTML/CSS/Javascript

Para cambiar manualmente el código para el diseño de la factura, la ruta es: resources/views/sale_pos/receipts/{design_name}.blade.php
Donde design_name = nombre del diseño que desea cambiar como clásico/elegante/detallado/delgado, etc.

Resumen de impuestos:

Para ver el resumen de impuestos en la factura, vaya a agregar/editar el diseño de la factura e ingrese la opción «Etiqueta de resumen de impuestos» y se mostrará el resumen de impuestos en la factura.

Total en palabras:

Para mostrar el total en palabras en la factura Habilite:

  1.  
  2. Elija «Formato de palabra»

Precio descontado:

Para mostrar el precio unitario con descuento y el monto del descuento en la factura, habilite el siguiente campo en el diseño de la factura

  1. Etiqueta de precio unitario con descuento
  2. etiqueta de descuento

Desglose de la unidad de visualización:

Para mostrar el resumen de reducción de la cantidad de varias unidades, active la casilla de verificación «Mostrar detalles de la unidad base (si corresponde)».

Visualización del código QR en la factura:

Pasos:

  1. Editar un diseño de factura
  2. Desplácese hacia abajo hasta la sección del código QR en la parte inferior
  3. Haga clic en Mostrar código QR
  4. Habilite todos los campos requeridos en el código QR, como Nombre comercial, Nombre comercial, URL de factura y otros
  5. Guarde el diseño de la factura. Imprima una factura y verá el código QR en la factura
  6. Mostrar etiquetas: habilite esta opción para mostrar las etiquetas (par clave-valor) en el código QR
  7. Código QR de ZATCA (Fatoora): esto se requiere principalmente en el país de Arabia Saudita. Habilitar esto generará un código QR en formato LTV-base64.

Recibo de regalo:

Un recibo de regalo muestra el comprobante de compra, pero omite el monto gastado. Para imprimir un recibo de regalo, siga los siguientes pasos:

  1. Agregue un nuevo diseño de factura con el nombre «Recibo de regalo»
  2. En el diseño de la factura, seleccione Diseño de factura como Delgado y marque la casilla de verificación Ocultar todos los precios 
  3. En Configuración comercial -> POS, marque el menú desplegable Mostrar diseño de factura  y guárdelo.
  4. Ahora, en la pantalla de POS, cada vez que desee emitir un recibo de regalo, simplemente seleccione el diseño de la factura como Recibo de regalo e imprima la factura.
  1. Con la URL externa de la factura, puede compartir la factura con un cliente a través de un enlace.
  2. Con este enlace, pueden ver e imprimir la factura sin tener que iniciar sesión en el sistema.
  3. El enlace también se puede enviar en una notificación por correo electrónico y SMS. Para enviar una URL en una notificación por correo electrónico/SMS, agréguela en la plantilla de notificación usando la etiqueta de URL.

Configuración de atajos de teclado para la pantalla POS

ERP admite atajos de teclado, por defecto hemos configurado atajos para diferentes acciones en la pantalla POS.

Pero puede configurarlo usted mismo según su conveniencia.

Para configurar los atajos de teclado, vaya a Configuración -> Configuración del sistema. Aquí, en la sección POS, encontrará una lista de Operaciones y los accesos directos para ellas.

Puede utilizar los nombres de teclas disponibles con cualquier combinación de letras o números para crear accesos directos.

– Asegúrese de que los accesos directos no entren en conflicto (no es lo mismo) con el acceso directo del navegador. Hacer un atajo igual que el navegador tendrá diferentes efectos en diferentes navegadores.

Añadir/Editar descuento:

  • Nombre: Ingrese un nombre completo significativo para el descuento.
  • Marca: Seleccione la marca del producto donde se aplicará.
  • Categoría: Seleccione la Categoría del producto donde se aplicará.
  • Ubicación: Seleccione la ubicación
  • Prioridad: el descuento con mayor prioridad tendrá mayor peso, sin embargo, la prioridad no se considerará para coincidencias exactas.
    Por ejemplo: si hay 2 descuentos disponibles para la misma marca y/o categoría, se aplicará el descuento con mayor prioridad.
  • Tipo de descuento : Fijo o Porcentaje
  • Inicio a las: fecha de inicio del descuento.
  • End At : Fecha de inicio del descuento.
  • Aplicar en grupos de precios de venta: si se marca, el descuento se aplicará en el precio delgrupo de precios de venta. Si no es así, no se aplicará.
  • Aplicar en grupos de clientes: si está marcado, el descuento se aplicará en el precio del grupo de clientes. Si no es así, no se aplicará.
  • Está activo: Activar o no.

Habilitación de puntos de recompensa:

  1. Vaya a Configuración -> Configuración comercial -> Configuración de puntos de recompensa.
  2. Haga clic en Habilitar punto de recompensa y se habilitará.

Configuración de puntos de recompensa:

La configuración de puntos de recompensa se divide en 2 partes:

  1. Configuración de obtención de puntos
  2. Canjear configuración de puntos

Configuración de obtención de puntos:

  1. Nombre para mostrar de los puntos de recompensa: este es el nombre para mostrar o etiquetar los puntos de recompensa. A algunas personas les gusta mantenerlo como puntos de recompensa o monedas de recompensa, etc. Solo se usa para mostrar la etiqueta.
  2. Monto gastado por punto de unidad: Es decir, cuánto gastó el cliente para obtener un punto de recompensa.
    Ejemplo
    Si lo establece en 10, por cada $ 10 gastados por el cliente obtendrán un punto de recompensa.
    Si el cliente compra por $ 1000, obtendrá 100 puntos de recompensa.
  3. Total mínimo del pedido para ganar una recompensa: la cantidad mínima que el cliente debe gastar para obtener puntos de recompensa.
    Ejemplo:
    si lo establece en 100, el cliente obtendrá puntos de recompensa solo si el total de la factura es mayor o igual a 100. Si el total de la factura es 99, no obtendrá ningún punto de recompensa.
    Puede establecerlo como mínimo en 1.
  4. Máximo de puntos por pedido:  Máximo de puntos de recompensa que el cliente puede ganar en una factura. Déjalo vacío si no quieres ninguna restricción de este tipo.

Configuración de canje de puntos:

  1. Importe a redimir por punto unitario:  Indica el importe a redimir por punto.
    Por ejemplo: si 1 punto es $1, ingrese el valor como 1. Si 2 puntos son $1, ingrese el valor como 0.50.
  2. Total mínimo de pedido para canjear puntos:  Total mínimo de pedido por el que los clientes pueden canjear puntos.
  3. Punto mínimo de canje por pedido: Puntos mínimos de canje que se pueden usar por factura. Déjelo en blanco si no necesita esta restricción.
  4. Máximo de puntos canjeables por pedido: Máximo de puntos que se pueden utilizar en un pedido. Déjelo en blanco si no necesita esta restricción.
  5. Período de caducidad de los puntos de canje : Período de caducidad de los puntos ganados por los clientes. Puede configurarlo en meses o años. Los puntos vencidos se deducirán de la cuenta del cliente automáticamente después de este período.
    NOTA: Debe configurar el trabajo cron para que funcione la función de caducidad. 

Para mostrar el punto de recompensa restante de los clientes en la factura, puede elegir la opción en el diseño de la factura para mostrarlo.

Tipos de servicio:

  1. Los tipos de servicio se utilizan principalmente en restaurantes, por ejemplo, cena, paquetería, mensajería, entrega a terceros, etc.
  2. Según el tipo de servicio, puede cambiar el precio del producto vinculando los tipos de servicios al grupo de precios de venta.
  3. Puede agregar cargos de embalaje (fijos o porcentuales)
  4. Además, puede agregar más información como en campos personalizados.

Habilitación de tipos de servicio

Vaya a Configuración -> Configuración comercial -> Módulos -> Verifique los «Tipos de servicio»

y guardarlo

Adición de nuevos tipos de servicio

  1. Para agregar, vaya a Configuración -> Tipos de servicio -> Agregar
  2. Agregar un nombre, descripción
  3. Para cada ubicación seleccione el Grupo de Precios que será aplicable. Seleccione Precio  de venta predeterminado para vender el precio predeterminado del producto.
  4. Ingrese el cargo por embalaje, déjelo en blanco si no corresponde.
  5. Habilitar campo personalizado: esto habilitará algunos campos personalizados en el tipo de servicio en la pantalla POS.

Usando el tipo de servicio en la pantalla de POS/ventas:

  1. En la pantalla Habilitar Tipos de servicio en TPV verá la opción de seleccionar Tipo de servicio.
  2. Antes de agregar una venta, seleccione el tipo de servicio e ingrese los detalles relevantes.
  3. Puede mostrar el tipo de información de servicio en el recibo habilitándolo desde Diseño de factura
Contenido del acordeón

Para mostrar el precio unitario del producto en la sugerencia de producto POS, siga los pasos a continuación:

Vaya a Configuración comercial > POS > Habilite «Mostrar precios en la información sobre herramientas de sugerencias de productos»

y guardarlo

Luego, en la pantalla POS, información sobre herramientas de sugerencia de producto, mostrará el precio unitario del producto

¿Qué es la denominación en efectivo?

Las denominaciones en efectivo suelen ser diferentes tipos de efectivo utilizados en su país. Con esta característica, los cajeros pueden calcular fácilmente la cantidad total que tienen al cerrar el registro mencionando la cantidad de diferentes atendidos que tienen.

Habilitación de la denominación en efectivo

  1. Vaya a la configuración comercial -> Configuración
  2. pestaña TPV
  3. Campo de denominación en efectivo, aquí ingrese las denominaciones en efectivo separadas por comas que le gustaría tener

Uso de denominación en efectivo

Cuando un cajero cierra la caja registradora, le pedirá que ingrese el conteo de cada denominación en efectivo. Al ingresar el monto total se calculará automáticamente.

Este conteo se puede ver desde Informe -> Informe de caja registradora viendo cualquier registro.

Denominación en efectivo en Compra y Venta:

Se pueden agregar denominaciones en efectivo al realizar una venta o compra. Para habilitar esto, vaya a Configuración -> Pago.

Seleccione las pantallas en las que necesita la denominación del efectivo y el tipo de método de pago.

La tabla de denominación de efectivo se mostrará mientras realiza una venta o compra en la pantalla Agregar venta/Agregar compra.

Configuración de impuestos

Las tasas de impuestos

  1. Para agregar un nuevo impuesto, vaya a Configuración -> Tasas de impuestos -> Agregar
  2. Agregue un nombre descriptivo (p. ej.: » IVA@5 %») y especifique la «Tasa de impuestos%»

Grupos Fiscales

  1. En algún momento necesitará aplicar múltiples impuestos a una factura o compra. Por lo tanto, debe crear grupos de impuestos combinando varios impuestos.
  2. Para agregar un grupo de impuestos: haga clic en el botón Agregar, proporcione un nombre significativo, seleccione el impuesto que desea usar en este grupo de impuestos.
  3. El tipo impositivo del grupo impositivo será la suma de los tipos impositivos de los Subimpuestos sumados.
  4. Si se edita el subimpuesto, la tasa impositiva del grupo impositivo correspondiente también se actualizará en consecuencia.
  5. No puede eliminar un impuesto si se usa en un grupo de impuestos.

Deshabilitar impuestos

  1. No agregue tasas de impuestos en la configuración
  2. Vaya a Configuración – Configuración comercial.
    1. Desmarque » Habilitar impuestos en línea en la compra y venta «
    2. Desmarque » Habilitar información de precios e impuestos «
    3. Seleccione » Impuesto de venta predeterminado » como Ninguno

NOTA : si deshabilita el impuesto en línea en la compra y venta, la columna de impuestos Price Inc no se mostrará en la pantalla POS.

Cuentas de pago

¿Qué son las cuentas de pago en ERP?

Las cuentas de pago son como, por ejemplo, una cuenta bancaria. Puede transferir dinero de una cuenta de pago a otra, depositar efectivo en una cuenta de pago, pagar a un proveedor o depositar el monto recibido de un cliente aquí.

Habilitación de la cuenta de pago

  • Vaya a Configuración -> Configuración comercial -> Módulos
  • Habilitar la opción de pago ‘Cuenta’
  • Guárdalo.
  • Después de guardar, verá que la opción «Cuentas de pago» estará visible en la barra de navegación izquierda.

Tipo y subtipo de cuenta de pago

  1. Vaya a Cuentas de pago -> Listar cuentas -> Tipos de cuenta
  2. Tipo de cuenta: para agregar un tipo de cuenta, haga clic en el botón Agregar e ingrese el nombre del tipo de cuenta y envíelo. Mantenga el tipo de cuenta principal sin seleccionar.
  3. Tipo de subcuenta: para agregar un tipo de subcuenta, haga clic en el botón Agregar, ingrese el nombre del tipo de subcuenta y seleccione el tipo de cuenta principal.
  4. Al crear una cuenta, puede seleccionar el tipo de cuenta según sus necesidades.

Creación de cuentas de pago

  1. Para crear una cuenta de pago, vaya a Cuentas de pago -> Listar cuentas, haga clic en el botón Agregar
  2. Complete todos los detalles como nombre, número de cuenta, tipo de cuenta, saldo inicial, detalles de la cuenta y notas.
  3. Detalles de la cuenta: aquí puede agregar cualquier detalle adicional de la cuenta, como por ejemplo ID UPI, código SWIFT, número BIN, etc., que varían según las cuentas.

Transferencia de fondos entre cuentas de pago:

Puede transferir fondos entre las cuentas de pago.

En Cuentas de pago -> Cuentas de lista, haga clic en transferencia de fondos.

En Agregar/Editar ubicación comercial, puede seleccionar la cuenta de pago predeterminada para cada método de pago.

Si la cuenta de pago está vinculada, al agregar un pago por ventas/compras/gastos, al seleccionar el método de pago, la cuenta de pago se seleccionará automáticamente.

Negocios-Ubicaciones-opciones-de-pago

¿Qué es el ajuste de existencias? ¿Y cómo usarlo?

Ajuste de Stock

Ajuste de existencias lo ayuda a disminuir los bienes que tiene en existencia, puede ingresar ajustes de existencias manuales. Por lo general, se utiliza para cancelar existencias dañadas o para ajustar cantidades después de un inventario.

Para crear un ajuste de existencias

  1. Primero, vaya a «Agregar ajuste de stock»
  2. Seleccione la ubicación comercial y la fecha
  3. Seleccione el tipo de ajuste (normal o anormal). Normal o anormal se usa generalmente para clasificar el ajuste.
    Significado de ajuste generalmente normal: ajuste por razones normales como fugas, etc.
    Significado anormal: ajuste por razones como incendio, accidente, etc.
  4. Agregue los productos y la cantidad que desea disminuir el producto.
  5. Cantidad total recuperada : a veces puede recuperar alguna cantidad de las existencias dañadas, como reclamaciones de seguros, venta de chatarra, etc. Si no hay una cantidad recuperada, simplemente puede hacer que sea 0. La cantidad recuperada se tiene en cuenta al obtener una ganancia. y el informe de pérdidas, se suma a la ganancia/pérdida total.

Las cantidades ingresadas para cada producto serán deducidas de las cantidades disponibles.

Puede ver los detalles del ajuste de existencias en «Informe de ajuste de existencias».

Además, el Ajuste de existencias se utiliza en el Informe de pérdidas y ganancias (Informe de pérdidas y ganancias). El monto del «Ajuste total de existencias» se deduce del (Informe de pérdidas y ganancias) y el monto del «Total de existencias recuperadas» se agrega al Informe de pérdidas y ganancias.

Informes

Los informes le ayudan a obtener una visión general de todo su negocio.

Para ver el informe, haga clic en Informes y seleccione el informe que desea ver.

Algunos informes vienen con opciones de filtro relevantes para ayudarlo a analizar mejor su negocio.

Informe de compra y venta

Este informe muestra la compra total, la compra con impuestos incluidos, el monto de las compras con cuotas; y Venta total, Venta con impuestos incluidos, Venta vencida.

Informes fiscales

Muestra los impuestos de entrada y salida.

Informe de contactos (Informes de clientes y proveedores)

Este informe muestra los detalles de Compra y Venta con todos los contactos (Proveedores y Clientes) y también cualquier cantidad adeudada. El monto adeudado positivo indica pago por contacto, el negativo indica pagos al contacto.

Informe de existencias

El informe de existencias muestra los detalles de las existencias. Con esto, puede realizar un seguimiento del stock restante y la cantidad total vendida de todos los productos.

Para productos variables : puede hacer clic en el botón Green Plus antes de la columna SKU para obtener informes detallados de existencias para cada variación de producto.

Valor de stock por precio de compra y venta

En el informe de acciones, también puede obtener información sobre el valor actual de las acciones según el precio de compra y el valor según el precio de venta. Verifique la siguiente captura de pantalla del informe de acciones.

Informe de productos de tendencia

  • Este informe le ayuda a determinar la demanda de los productos.
  • Puede aplicar diferentes filtros para filtrar el producto.
  • Seleccione una ubicación comercial para ver las tendencias de una ubicación comercial en particular.
  • Seleccione Categoría de producto, Subcategoría, Marcas, Unidades, Rango de fechas para filtrarlos.
  • Establezca » Número de productos » para ver la cantidad superior de productos. Al usar esto, puede ver Top 5, Top 10 o cualquier cantidad de productos principales.

Informe de gastos

El informe de gastos lo ayuda a analizar los gastos de las ubicaciones comerciales y también a analizar en función de las categorías de gastos.

Informe de registro

Ver detalles de todos los registros y filtrar registros basados ​​en Usuario y/o Estado (Abierto o Cerrado)

Informe del representante de ventas

  • Ver detalles de ventas y gastos del representante de ventas
  • Filtrarlos con Usuario, Ubicación comercial, Rango de fechas

Administración de gastos

Reembolso de gastos:

Para agregar un reembolso por un gasto, agregue un nuevo gasto con la casilla de verificación «Is Refund» marcada en el gasto de agregar/editar. Debe ingresar el monto del reembolso y los detalles del pago del reembolso.

El importe reembolsado se sumará al Beneficio Neto.

ERP le permite agregar gastos para un empleado. Estos gastos pueden ser salarios, bonos, beneficios, gastos de viaje o cualquier otra cosa.

– Simplemente cree una categoría para el gasto que está agregando. Agregar categorías relevantes lo ayuda a clasificar los gastos y analizarlos.

– Vaya a Agregar gastos, complete los detalles, seleccione la categoría relevante y seleccione el gasto del nombre del empleado para los campos.

– Añadir el gasto.

– Para ver los detalles de todos los gastos de un empleado, vaya a «Informe del representante de ventas» y seleccione el Usuario. Mostrará los gastos totales para el empleado. También puede ver la lista de gastos desde allí.

Gastos por contacto (cliente o proveedor): para agregar gastos por un cliente o proveedor, seleccione el nombre del cliente/proveedor en el menú desplegable de gastos por contacto.

Ajustes

La configuración es abrumadora. Hay muchas opciones aquí. Entonces, en ERP implementamos una forma fácil de buscar cualquier opción. Siga la captura de pantalla a continuación.

Business Settings le permite configurar parte de la información común relacionada con el negocio.

Aquí puedes cambiar:

  • Nombre del Negocio
  • Fecha de inicio
  • Establecer margen de beneficio predeterminado
  • Divisa
  • Zona horaria
  • Logo
  • Ejercicio económico : para algunos países, el ejercicio económico comienza en enero y para algunos comienza en abril. Aquí puede establecer la opción apropiada para su país.
  • Información sobre los impuestos
  • Prefijo de SKU del producto: habilite esta función para generar un prefijo para el SKU del producto. Una vez habilitado, al agregar un nuevo producto, el campo SKU agregará este prefijo junto con la entrada proporcionada o, si se deja vacío, generará automáticamente un valor junto con este prefijo.
  • Descuento de ventas predeterminado
  • Impuesto sobre las ventas predeterminado
  • Configuración comercial > Contacto > Límite de crédito predeterminado: el límite de crédito proporcionado aquí se utilizará como valor predeterminado al crear un cliente o proveedor
  • Configuración comercial > Venta > Descuento de venta predeterminado: el descuento predeterminado se utilizará para todas las ventas en la pantalla POS y Agregar ventas.

Ventas:

Método de adición de artículos de venta:

  1. Tiene 2 opciones: «Agregar artículo en una nueva fila» y «Aumentar la cantidad del artículo si ya existe»
  2. Esta opción está relacionada con la pantalla POS y Ventas cuando se agrega un nuevo producto.
  3. Agregar artículo en una nueva fila: siempre agregará un producto en una nueva fila
  4. Aumentar la cantidad del artículo si ya existe: Si el producto ya existe en el carrito, aumentará su cantidad, de lo contrario, lo agregará en una nueva fila.

Método de redondeo de cantidad:

El precio de los productos puede tomarse como un número entero o como un valor decimal redondeado seleccionando el método de redondeo particular. Si no se selecciona ninguno, el valor se toma como un número entero.

El precio de venta es el precio mínimo de venta:

Si esta opción está habilitada, el producto no se puede vender a un precio inferior al precio de venta establecido para el producto.

Se puede vender a un precio más alto pero no a un precio más bajo.

Habilitar impuestos en línea:

Para mostrar el precio inc. impuestos en la pantalla POS, active la casilla de verificación en Configuración comercial->Impuestos.

Habilitar orden de venta:

Esto habilitará la función de pedido de ventas .

Descuento de venta predeterminado:

El descuento de venta predeterminado se puede agregar a los productos en Configuración comercial -> Venta

Límite para la edición de transacciones:

Para aumentar el límite para editar la transacción, establezca la cantidad de días en la configuración comercial.

Selección de entrada de tabla de datos:

El número predeterminado de entradas en las tablas de datos se puede seleccionar en Configuración comercial -> Sistema.

Con ERP puedes configurar el formato de tu número de factura.

Para configurar vaya a Ajustes -> Ajustes de factura

  • Haga clic en Agregar y seleccione un formato de esquema.
    El formato puede ser XXXX o <año>-XXXX
  • También puede proporcionar un prefijo personalizado, número de inicio de factura, número de dígitos en el número de factura.
  • El cuadro de vista previa mostrará la vista previa de acuerdo con la opción elegida.
  • Deberá establecer un esquema de facturación predeterminado para que una empresa lo use.

Configuración del idioma del sistema predeterminado

De forma predeterminada, el sistema está configurado para funcionar en inglés. Pero puede cambiar el idioma predeterminado. Para cambiar el idioma predeterminado, siga los pasos a continuación:

  1. Abrir archivo .env
  2. Encontrará una configuración » APP_LOCALE=en » debajo de APP_URL. Si no lo encuentra, agregue la configuración   APP_LOCALE=en debajo de APP_URL
  3. Cambie el valor de la tecla anterior a su idioma deseado según la lista que se proporciona a continuación
    ‘en’ => ‘English’,
    ‘es’ => ‘Español – Spanish’,
    ‘sq’ => ‘Shqip – Albanian’,
    ‘hi ‘ => ‘हिंदी: hindi’,
    ‘nl’ => ‘holandés’,
    ‘fr’ => ‘Français: francés’,
    ‘de’ => ‘Deutsch: alemán’,
    ‘ar’ => ‘árabe: العَرَبِيَّة’ O si ha agregado un nuevo idioma, agregue el código ISO del idioma.

Cambiar su preferencia de idioma

Para cambiar su idioma de visualización, vaya a «Perfil -> Mi perfil -> Idioma» 

Seleccione el idioma que desea utilizar y guárdelo. Esto cambiará todos los textos a su idioma preferido.

Edición de traducciones existentes

A veces, las traducciones se pueden mejorar para que sea más comprensible.

  • Para editar traducciones de idiomas existentes, vaya aresources/lang/{language_iso_code}/
  • Para módulos:  para agregar/editar transacciones, vaya a Módulos/{Module_name}/Resources/lang/{language_iso_code}
  • Aquí encontrará archivos casi agrupados según las páginas. Edite la cadena que desea cambiar y guárdela.
  • Si realiza mejoras en el archivo de idioma, compártalo con nosotros. Actualizaremos el código base para que también sea útil para otros. Correo electrónico: thewebfosters@gmail.com

Traducir el idioma para la interfaz de inicio de sesión o registro

Vaya a config/app.php y cambie el valor de «locale» al código iso del idioma especificado.

Agregar nuevo idioma

  1. Cree un nuevo directorio para el idioma dentro de “/resources/lang/”. El nombre del directorio debe seguir  language_iso_code
  2. Copie los archivos desde /resources/lang/en/el directorio que creó.
  3. Abra los archivos individuales, tradúzcalos y guárdelos.
  4. Ir public/js/langa Cree un nuevo archivo con el nombre «.js», copie todo el contenido de en.js y agregue las traducciones correspondientes.
  5. Abra config/constants.phpy agregue el nuevo idioma en la matriz «langs».
  6. Si agrega nuevos idiomas, comparta los archivos con nosotros. Lo incluiremos en nuestras actualizaciones. Le agradeceremos que agregue cualquier idioma nuevo. Envíenos un correo electrónico a: thewebfosters@gmail.com . Gracias de antemano.

Agregar una nueva configuración de etiqueta o código de barras

 

ERP viene con algunas configuraciones de código de barras de uso común para usted desde el primer momento. Si la configuración de su código de barras no está cubierta, puede crear fácilmente una nueva configuración.

Debe tener todos los detalles de medidas de la etiqueta para crear una configuración. Todas las dimensiones deben estar en pulgadas.

Agregar configuraciones de etiqueta de código de barras

  1. Vaya a configuración -> Configuración de código de barras -> Agregar
  2. Ingrese un nombre descriptivo de la configuración. Agregue alguna descripción para su información.
  3. Si está utilizando un rollo, marque la casilla de verificación «Alimentación continua o rollos».
  4. Ingrese el margen superior adicional (en pulgadas), el margen izquierdo adicional (en pulgadas), el ancho de la calcomanía, la altura de la calcomanía, el ancho del papel, la altura del papel, la cantidad de calcomanías en una fila, la distancia entre 2 filas, la distancia entre 2 columnas y el número total de pegatinas por hoja.
  5. Algunas de estas informaciones no son necesarias para alimentación continua o rollos.

Debe probar su configuración imprimiendo una etiqueta ficticia en Compra: opción de etiqueta impresa . Si algo parece estar mal, edite la medida en consecuencia.

Para modificar las etiquetas de los campos personalizados, vaya a Configuración -> Configuración empresarial -> Etiquetas personalizadas

Aquí puede dar nombres a todos los campos personalizados.

Para cambiar el color de la aplicación o el tema, siga los pasos a continuación:

  1. Vaya a Configuración -> Configuración comercial -> Sistema (pestaña)
  2. Cambie el Color del tema  a su color deseado. Se dan un total de 11 colores (opciones claras y oscuras)

Soporte de hardware

Cómo agregar un escáner de código de barras

Agregar un escáner de código de barras es fácil y simple.

  • Simplemente conecte el escáner de código de barras en su computadora.
  • Si se proporciona algún controlador con el escáner, instálelo.
  • Apunte el cursor a cualquier campo en POS donde desee insertar el código de barras y escanee el código de barras. El escáner escaneará automáticamente e ingresará el valor del código de barras en el campo de entrada.

Integración de báscula de pesaje de etiquetas

Una báscula de etiquetas genera un código de barras basado en la configuración del prefijo, la longitud del SKU del producto, la longitud de la parte entera de la cantidad y la longitud de la parte fraccionaria de la cantidad.

Habilitarlo y configurarlo

Para habilitar la integración de la báscula en UltimatePOS, realice la siguiente configuración:

  1. Vaya a Configuración -> Configuración comercial -> POS -> Marque Habilitar balanza  y guárdelo.
  2. Debajo proporciona la configuración para la escala de pesaje.
    1. Prefijo
    2. Longitud del SKU del producto
    3. Longitud de la parte entera de la cantidad
    4. Cantidad de longitud de parte fraccionaria
      Y guardarlo.
  3. Vaya a la pantalla POS, haga clic en el botón de la báscula que se encuentra junto al campo de búsqueda de SKU del producto, al hacer clic, se abrirá un modal donde puede escanear/ingresar el código de barras generado por la báscula. En la coincidencia exitosa de la configuración y el código de barras, el producto se agregará según la cantidad especificada en el código de barras.
  4. Puede agregar una tecla de acceso directo para la báscula yendo a Configuración -> Configuración comercial -> POS

 

Ejemplo:

Supongamos que das los siguientes valores en la configuración de la báscula

Prefijo: 25
Longitud del SKU del producto: 4
Longitud de la parte entera de la cantidad: 2
Cantidad de longitud de parte fraccionaria: 2
 
Si se lee el código de barras de la báscula  será: 25 1234 35 50 (sin espacios)
 
Leerá el producto con SKU 1234 y agregará la cantidad 35.50
. El precio se calculará automáticamente multiplicando la cantidad y el precio unitario.

Su caja registradora se puede configurar para que se abra automáticamente cuando imprima un recibo para cada transacción. Estos son los pasos que puede seguir para configurar su cajón de efectivo.

  1. Enchufe el cable conector RJ12 (que se parece a una línea telefónica) de la caja registradora a la impresora de recibos.
  2. A continuación, vaya al  menú Configuración  en Windows 10, seleccione  Dispositivos  y seleccione  Impresoras y escáneres  en el menú de la izquierda.
    Cajón de efectivo UltimatePOS
  3. Seleccione la impresora que desea configurar y haga clic en el botón Administrar .
    Cajón de efectivo UltimatePOS
  4. A continuación, haga clic en el  enlace Propiedades de la impresora  y se abrirá una ventana. Desde aquí, seleccione la  pestaña Configuración del dispositivo .
    Cajón UltimatePOS
  5. En  Opciones instalables , busque el  Tipo de unidad periférica  y cámbielo a  ‘Cajón de efectivo’ .
    Cajón UltimatePOS
  6. Cambie los   campos  Unidad periférica 1  y  Unidad periférica 2 a ‘Fondo del documento’  para que el cajón se abra después de que comience a imprimirse el recibo.
    Si desea que la caja registradora se active antes de que se imprima el recibo, seleccione  ‘Documento superior’  en  la unidad periférica 1  y  2
    Cajón UltimatePOS
  7. Haga  clic en Aceptar para guardar esta configuración y realizar una venta de prueba para ver si se configuró correctamente.

Punto de venta: compatibilidad con la impresora de códigos de barras ERP

Una impresora de códigos de barras se usa para imprimir etiquetas de códigos de barras o etiquetas que se usan para imprimir etiquetas para productos físicos o para etiquetar artículos minoristas o etiquetar cajas de cartón.

Para imprimir etiquetas, consulte este artículo:

  • Impresión de etiquetas
  • Agregar una nueva configuración de etiqueta o código de barras

UltimatePOS es compatible con cualquier impresora de código de barras que tenga tecnología de impresión térmica directa

Impresoras Térmicas:

Hay 2 tipos de impresoras térmicas disponibles en el mercado:

  1. Impresoras de Línea Térmica. Fácil de instalar y usar.
  2. Impresoras térmicas ESC/POS: complicadas de instalar y usar, también es posible que no se admitan algunos símbolos de idiomas y monedas.

Impresión basada en navegador o Impresoras de línea térmica o Térmica directa: (Recomendado)

Las impresoras de línea térmica, también llamadas térmicas directas, son fáciles de instalar y usar. También admiten la impresión basada en navegador. Para obtener mejores resultados, utilice papel con un ancho de 79 mm.

Para utilizar una impresora de línea térmica siga estos pasos:

  1. Configure la impresora en su computadora con el controlador apropiado que viene con la impresora.
  2. Vaya a Configuración -> Ubicaciones comerciales -> Configuración (botón de color verde para cada ubicación). Aquí cambie el Tipo de impresora de recibos a Impresión basada en navegador y guárdelo.
  3. En el diseño de la factura, seleccione Diseño como delgado
  4. Para deshabilitar la vista previa del diálogo de impresión, siga los pasos mencionados

Ahora está listo para usar la impresora, no se requieren más pasos.

Esta impresora es compatible con Android y otros dispositivos portátiles como tabletas.

Impresoras térmicas ESC/POS:

La configuración de una impresora térmica ESC/POS implica 3 pasos:

  1. Agregar una impresora
  2. Configuración de la ubicación comercial para usar la impresora agregada.
  3. Instalación Pos servidor de impresión.

Paso 1: agregar una impresora

  1. Agregue una nueva impresora desde Configuración -> Impresora de recibos
  2. Seleccione el tipo de conexión apropiado:
    1. Para «Red», proporcione la dirección IP de la impresora.
    2. Para «Windows», asigne la impresora a un archivo y proporcione la ruta del archivo. Puede hacerlo compartiendo la impresora con su host local.
      La ruta tendrá este formato: smb://localhost/my_printer_nameORsmb://computer_name/my_printer_name (donde my_printer_name es el nombre de la impresora)
    3. Para «Linux», el archivo de su dispositivo de impresora estará en algún lugar como smb://localhost/my_printer_name O smb://computer_name/my_printer_name (donde my_printer_name es el nombre de la impresora)(paralelo), (USB), smb://localhost/ my_printer_name O smb://computer_name/my_printer_name (donde my_printer_name es el nombre de la impresora)(USB-Serial), smb://localhost/my_printer_name OR smb://computer_name/my_printer_name (donde my_printer_name es el nombre de la impresora)(serial )/dev/lp
      /dev/usb/lp1/dev/ttyUSB /dev/ttyS
  3. Seleccione el perfil de capacidad y agregue caracteres por línea admitidos en la impresora.
  4. Guarde la configuración de la impresora.
  5. Mira el video a continuación para obtener más detalles sobre cómo configurarlo.

Paso 2: Configuración de la ubicación comercial para usar la impresora:

  1. Vaya a Configuración -> Configuración comercial.
  2. Para una ubicación comercial en particular, vaya a «Configuración» en la columna de acciones.
  3. Cambie » Tipo de impresora de recibos » a » Usar impresora de recibos configurada «
  4. Seleccione las » Impresoras de recibos » de la lista de Impresoras de recibos
  5. Haga clic en Actualizar.

Paso 3: Instalación del servidor de impresión POS

Para imprimir a través de una impresora de recibos, deberá instalar un «servidor de impresión pos» en su computadora local desde la cual se utiliza ERP.

  1. Descarga el servidor . haciendo clic en “Descargar Repositorio”
  2. Descomprima el archivo zip.
  3. Cambie el nombre de la carpeta descomprimida a «pos_print_server».
  4. Mueva pos_print_server a la raíz del documento (que es htdocs en XAMPP).
  5. Abra el símbolo del sistema o también llamado terminal. Y vaya al directorio «pos_print_server». Puede ir a este directorio usando el comando «CD» en el símbolo del sistema.
  6. Desde el símbolo del sistema que ahora se encuentra dentro del directorio pos_print_server, ejecute el siguiente comando:
    php server.php
    Después de ejecutar el comando, se iniciará el servidor de impresión y mostrará el mensaje «Servidor iniciado…»
  7. Ahora estamos listos para ir. Intente crear una venta de prueba desde la pantalla de pos y debería imprimirse en su impresora térmica. Si no ha agregado una impresora, siga los pasos mencionados en «Paso 1: Agregar una impresora» y debería funcionar.

Genial, ahora estamos listos para imprimir en una impresora térmica.

Dale una prueba de manejo.

Los dispositivos como teléfonos móviles y tabletas no se pueden usar para imprimir si se usa una impresora térmica ESC/POS.

Impresoras ESC/POS

Muchas impresoras térmicas de recibos admiten ESC/POS hasta cierto punto. Se sabe que este controlador funciona con:

AURES ODP-333
AURES ODP-5
Bixolon SRP-35
Citizen CBM1
Citizen CT-S31
Daruma DR8
EPOS TEP 22
Epson TM-T88II
Epson TM-T88III
Epson TM-T88IV
Epson TM-T88V
Epson TM-T7
Epson TM-T82II
Epson TM- T2
Epson TM-T2
Epson TM-T7
Epson TM-T81
Epson TM-U22
Epson TM-U295 (requiere liberación() para liberar la hoja).
Epson TM-U59 y TM-U59
Epson FX-89
Equal (EQ-IT- 1) POS-58
Excelvan HOP-E58
Excelvan HOP-E2
Excelvan HOP-E8
Excelvan ZJ-822
Gainscha GP-589
Gainscha GP-U8
Metapace T- 1
Metapace T-25
Nexa PX7
Plus III
Orient BTP-R58
P-822D
P85A-4
Rongta RP326US
Rongta RP58-U
SEYPOS PRP-3 (También comercializado como TYSSO PRP-3
Silicon SP-2
ECO
Star TSP1
III FuturePRNT
Star TSP-65
Star TUP-592
SPRT SP-POS88V
Xprinter F-9
XPrinter XP-Q2C
Venus V248T
Zjiang NT-58H
Zjiang ZJ-587
Zjiang ZJ-589T (Comercializado como POS 589T)
Zjiang ZJ-589K

Impresión a través de Bluetooth de teléfono/tableta con impresora térmica

En ERP no se requiere una configuración especial para imprimir a través de Bluetooth móvil usando impresoras térmicas. Puede imprimir recibos como imprimir cualquier otro documento desde su computadora/móvil en estas impresoras.

Mesas, personal de servicio, reservas, modificadores, cocina: para restaurantes, salón, centro de servicio y otros

Vaya a Configuración del sistema y habilite los siguientes módulos

  1. Mesas
  2. Personal de servicio
  3. modificadores
  4. Cocina

Nota 1: Habilitar Mesas y Personal de Servicio habilitará automáticamente el módulo de Reservas.
Nota 2: Habilitar Mesas y Personal de Servicio habilitará automáticamente los informes para ello. “Informe de mesa” & “Informe de personal de servicio”.

Módulo de mesa

  1. Habilite el módulo «Tabla» como se explicó anteriormente
  2. Después de habilitar el módulo de tabla, vaya a Configuración -> Tabla
  3. Agregue todas las mesas de sus restaurantes seleccionando Ubicación comercial, Nombre de la mesa y Descripción breve (opcional)
  4. Las mesas se utilizan en la pantalla POS para tomar el pedido de una mesa en particular.
    1. Si tiene varias ubicaciones y el usuario que inició sesión tiene acceso a varias ubicaciones, en la pantalla POS debe seleccionar la ubicación comercial para obtener una tabla relacionada con esa ubicación.

Personal de servicio

  1. Habilite el módulo «Personal de servicio» como se explicó anteriormente
  2. Después de que el personal de servicio esté habilitado, vaya a Administración de usuarios -> Roles.
  3. Ir a: crear o editar un rol. Marque la casilla de verificación «Personal de servicio» para el tipo de usuario para asignarle permiso de personal de servicio.
  4. Los pedidos se asignan al personal de servicio en la pantalla POS.
  5. “Personal de Servicio” puede ver un nuevo menú “Pedidos” que les ayudará a conocer todos los pedidos para ellos. Pueden ver el artículo del pedido y cambiar el estado del pedido.
  6. Habilitar personal de servicio para cada producto en una venta : para asignar personal de servicio diferente para cada producto en la pantalla de ventas/pos, vaya a Configuración comercial -> POS -> Habilitar personal de servicio en línea de producto

Reservaciones

  1. Habilite el módulo de «reservas» como se explicó anteriormente
  2. Vaya a la sección de reservas desde la navegación de la izquierda.
  3. Allí verás todas las “Reservas de hoy”
  4. Además, hay un calendario en el que puede hacer doble clic en cualquier fecha para agregar reservas . En la pantalla Agregar reserva, puede seleccionar la ubicación, el cliente, el corresponsal, la mesa, el personal de servicio, la hora de inicio y finalización. Además, se pueden enviar notificaciones a los clientes.

modificadores

Los modificadores son cosas adicionales que se pueden agregar a un producto, como queso extra a un sándwich, etc.

  1. Habilite el módulo de modificadores como se describe anteriormente.
  2. Vaya a Configuración -> Modificadores
    1. Haga clic en agregar
    2. Da un nuevo conjunto de modificadores. como «queso»
    3. Ingrese el nombre y el precio de varios modificadores. Como «Simple» – 10, Doble – 17
    4. Guárdalo.
    5. Haga clic en «Administrar producto» para los modificadores.
    6. Asocie todos los productos en los que se pueda utilizar este modificador. Como Sándwich.
  3. Después de agregar los modificadores, en la pantalla POS cuando el producto se agrega a la venta, mostrará los modificadores que se pueden usar para estos productos. Al igual que si agregamos Sandwich, mostrará los modificadores «Queso», «Pan».
  4. Los modificadores se pueden usar principalmente en restaurantes. Además, se puede utilizar en varios otros negocios y tiendas similares.

Cocina

  1. Habilite el módulo de cocina como se explicó anteriormente.
  2. Vaya a la pantalla Cocina desde la navegación izquierda.
  3. Siempre que se reciba un pedido en la pantalla POS, se reflejará en la pantalla de la cocina.
    • Los detalles del pedido se pueden ver aquí.
    • Los pedidos se pueden marcar como cocinados. Después de marcar como cocinado, se reflejará en la pantalla de pedido para que el proveedor del servicio pueda servirlo al cliente.

 

Cocina de actualización automática y pantalla de pedido:

  • La pantalla de cocina y pedido se actualizará automáticamente después de cierto intervalo.
    • De forma predeterminada, la duración de la actualización se establece en 600 segundos, pero puede cambiarla yendo a pos/config/constants.php  y cambiando el valor de orders_refresh_interval  . El valor ingresado debe ser en segundos.

Adición y edición de métodos de pago o opciones de pago (pagos personalizados)

Métodos de pago:

En la pantalla anterior, puede ver las opciones » Método de pago » o «Pagar mediante» , la misma opción aparece en la ventana emergente «Pago múltiple» de POS . Con ERP puede agregar o editar opciones de pago existentes.

Habilitación/deshabilitación de métodos de pago en una ubicación comercial:

  • En Agregar/Editar ubicación comercial, encontrará una lista de todos los métodos de pago, puede habilitarla/deshabilitarla marcando/desmarcando la opción.

Edición de etiquetas de pagos personalizadas:

  • De forma predeterminada, las etiquetas de pago personalizadas se muestran como «Pago personalizado 1» y similares.
  • Vaya a Configuración -> Configuración comercial -> Etiqueta personalizada -> Etiquetas para pagos personalizados:
  • Cambie ‘Pago personalizado 1’ o los demás a algo que necesite.
    • Por ejemplo, si queremos que las etiquetas del pago personalizado 1 se muestren como «RazorPay», será así:
      ‘custom_payment_1’ => ‘RazorPay’,

Uso de pagos personalizados en POS:

  • Mientras realiza una venta, en la pantalla POS, haga clic en el botón de pago múltiple.
  • Seleccione el método de pago personalizado requerido para el campo de método de pago.

Módulo/Complemento Essentials & HRM

Después de haber instalado y configurado el módulo Essentials, verá el menú HRM junto con el menú Essentials en la barra lateral izquierda.

Los módulos HRM consisten en:

  1. Tipos de hojas y hojas.
  2. Asistencia
  3. Nómina de sueldos
  4. Fiesta
  5. y ajustes relacionados

Tipos de licencia

  1. Solo el administrador puede administrar el tipo de licencia (agregar o editar)
  2. Campos:
    1. Tipo de licencia : Ingrese el nombre del tipo de licencia.
    2. Cantidad máxima de permisos : Número máximo de permisos permitidos para el tipo de permiso.
    3. Intervalo de conteo de licencias : puede ser «Mes actual» o «Ejercicio actual» o «Ninguno». Es el intervalo para el número máximo de licencias.

Por ejemplo: si los empleados pueden tomar 12 licencias por enfermedad en 1 año, entonces:
Tipo de licencia = «licencia por enfermedad» Recuento
máximo de licencias = 12
intervalo de conteo de licencias = «ejercicio financiero actual»

Gestión de licencias

  1. Agregar licencia: Tipo de licencia (lista desplegable), Fecha de inicio, Fecha de finalización, Tipo de licencia, Motivo (área de texto)
  2. El estado predeterminado de una licencia añadida está pendiente
  3. El administrador puede cambiar el estado: estado (pendiente, cancelado, aprobado) haciendo clic en el botón de la columna de estado de salida.
  4. La notificación de la aplicación incorporada se enviará al administrador cuando se agregue una nueva licencia.
  5. La notificación de la aplicación incorporada se enviará al usuario aplicado cuando el administrador cambie el estado.
  6. Solo el administrador puede eliminar una licencia.
  7. Número de referencia Se generarán automáticamente por cada licencia para identificarlas de manera única. Puede cambiar la referencia sin prefijo desde HRM -> Configuración (deje el prefijo del número de referencia)
  8. Instrucciones de licencia: puede ingresar instrucciones especiales para los usuarios antes de solicitar licencias desde el campo de configuración «Instrucciones de licencia».

Resumen de hojas para un usuario

  1. Para el administrador: el administrador puede ver el resumen de licencias de todos los demás usuarios. En la página de hojas, filtre por nombre de empleado y mostrará el resumen en la parte inferior de la página.
  2. Para Usuarios: Siempre visible para un usuario su resumen.

Asistencia del administrador y otros usuarios

  1. Los usuarios pueden agregar su propia asistencia, el administrador puede agregar la asistencia de cada usuario.
  2. Campos de asistencia para el administrador: empleado, fecha, dirección IP (obtiene automáticamente la dirección IP del usuario), nota, clock_in_time, clock_out_time.
  3. Asistencia de usuarios que no son administradores: los usuarios pueden agregar su propia asistencia haciendo clic en el botón » Registrar entrada» presente en la barra de navegación superior y registrar la entrada agregando una nota. Y haga clic en el botón «Fichar salida» antes de salir del lugar de trabajo para pagar y agregar una nota de salida.
  4. El total de horas de trabajo se mostrará cuando el administrador seleccione un usuario en particular y siempre estará visible para un usuario que no sea administrador.
  5. Si el administrador desea agregar la asistencia de los usuarios y no quiere que el usuario agregue su asistencia, se puede desactivar desmarcando «Permitir que los usuarios ingresen su propia asistencia».

Obtener la ubicación de los usuarios en la asistencia:

Cuando un usuario/empleado ingresa, el sistema puede guardar la ubicación del usuario desde la cual ha puesto asistencia.

  1. Habilitación de ubicación:
    1. Vaya a HRM -> Configuración -> Pestaña Asistencia.
    2. Marque la casilla «¿Se requiere ubicación?» casilla de verificación y guardarlo
  2. Verifique la captura de pantalla a continuación para ver las ubicaciones al agregar el registro de entrada

¿Qué tan precisa es la ubicación?

La precisión de la ubicación depende de la API y el dispositivo (móvil o portátil) utilizados y no de la aplicación.

Móvil : el móvil tiene GPS activado, por lo que las coordenadas enviadas por ellos son más precisas
Ordenador portátil : la mayoría de los portátiles no tienen GPS activado, por lo que la ubicación se basa en la dirección IP, que no es muy precisa

ERP viene con integración de API de 2 mapas

  1. Mapa de calles abierto gratuito : es completamente gratuito y no muy preciso. No requiere ninguna configuración adicional ya que viene integrado por defecto.
  2. Mapa de Google : API paga y es 100% preciso. Esto requiere pasos de configuración adicionales para acceder a la ubicación.

Para habilitar la API de Google Maps, siga el siguiente paso.

Abra el archivo .env y actualice GOOGLE_MAP_API_KEY=””.

Nota: La clave API actualizada del mapa de Google debe tener habilitada la codificación geográfica.

Integración de Escáner Biométrico en Asistencia:

Si se utiliza un sistema biométrico para la asistencia, los datos del archivo de Excel exportado desde el sistema biométrico se pueden introducir en el archivo de plantilla descargado. Luego, los datos completos se pueden importar al sistema POS.

Utilice la función de asistencia de importación para lograr esto.

Gestión de turnos:

Hay dos tipos de turnos que puede crear para los usuarios.

Turno fijo:

  • Con el turno fijo, puede crear turnos con una hora específica de inicio y finalización.
  • Por lo tanto, los usuarios pueden fichar solo a una hora específica.
  • Si los usuarios intentan fichar la entrada o la salida a una hora anterior o posterior a la hora especificada, se mostrará un mensaje de error.

Turno flexible:

  • Con el turno flexible, puede crear turnos sin tiempos específicos
  • Por lo tanto, los usuarios pueden fichar entrada y salida en cualquier momento.

Asignación de turnos a los usuarios:

Los turnos creados se pueden asignar a usuarios específicos, de modo que cuando los usuarios inicien sesión, puedan fichar por los turnos que se les asignó.

Haga clic en el botón de asignación de usuarios para un turno en particular y asigne turnos para usuarios en fechas específicas.

Opción de salida automática:

Al habilitar esta opción, el sistema finalizará automáticamente el turno de los usuarios y podrán marcar la salida automáticamente.

Mire la demostración de vista a continuación para obtener detalles sobre la gestión de asistencia y turnos.

Nómina de sueldos

  1. Solo el administrador puede agregar la nómina y otros usuarios solo pueden ver su propia nómina.
  2. Número de referencia se generará para Nómina. Puede cambiar el prefijo del número de referencia de la nómina desde la configuración.

Añadir nómina

  1. Para agregar nómina, haga clic en el botón Agregar en el menú de nómina.
  2. Selecciona Empleado y el mes/año de nómina.
  3. Si hay alguna nómina existente para el período, se mostrará para su edición o se podrá agregar una nueva nómina.
  4. Campos:
    1. Duración total del trabajo : la duración del trabajo se calculará automáticamente en función de la asistencia
    2. Unidad de duración : Unidad de trabajo como mes/hora/semana u otra.
    3. Importe por duración unitaria : Precio por duración.
    4. Total : Duración total del trabajo x Importe por unidad de duración
    5. Asignaciones : agregue tantas asignaciones que tenga para el empleado. Las asignaciones se agregarán en la nómina final.
    6. Deducciones : añadir deducciones para el empleado. Las deducciones se restarán en la nómina final.
  5. Importe bruto = Total + Suma de provisiones – Suma de deducciones
  6. La notificación de la aplicación incorporada se enviará al usuario cuando se agregue la nómina.

Edición de nómina

Para editar una nómina, haga clic en la pestaña ‘Todos los grupos de nómina’ -> Acción -> Editar

Realización del pago de la nómina:

Para realizar el pago de una nómina en particular, vaya a Nómina -> Todos los grupos de nómina.

Haga clic en el botón de acción -> Pago.

Días festivos

  1. Solo el administrador puede agregar vacaciones.
  2. Otros usuarios pueden ver los días festivos correspondientes a su ubicación.

Adición de días festivos

Campos: nombre, fecha de inicio, fecha de finalización, ubicación comercial, nota

Permiso y configuración para la gestión de HRM

Aprobar licencia:

De forma predeterminada, solo el administrador puede aprobar las licencias agregadas por otros usuarios. Pero puede asignar el permiso Aprobar licencia a cualquier otro rol y asignarlo a un usuario. El usuario que haya aprobado la licencia podrá aprobar las licencias agregadas por otros usuarios.

Permitir a los usuarios ingresar su propia asistencia:

Encontrará esta opción en HRM -> Configuración ->  pestaña HRM. Si está habilitado, otros usuarios podrán ingresar su propia asistencia y viceversa.

Características del módulo Essentials:

  • Lista de quehaceres:
    • Agregar nuevos elementos pendientes
    • Marcar elementos como completados.
    • Eliminar objetos
    • Lista de tareas por fecha.
  • Documento
    • Fácil almacenamiento de documentos a la nube en su servidor.
    • Comparta documentos con otros usuarios u otros roles.
    • Descargar documento.
    • Eliminar documentos
  • Notas
    • Mensaje escrito o notas breves.
    • Compartir con otros usuarios o roles.
    • Borrar
  • Recordatorios
    • Agregue un recordatorio con el nombre del evento, la fecha y la hora.
    • Recordatorio único o recordatorio repetido: todos los días, todas las semanas o todos los meses
    • Bonita vista de calendario.
  • Mensajes
    • Envíe mensajes a todos dentro de su negocio.
    • Enviar a una ubicación en particular.
    • Permiso para permitir enviar o solo ver.
  • Base de conocimientos
    • Agregue información sobre su negocio, producto y servicios.
    • Comparta estos detalles si es necesario.
  • Ajustes
    • Configuraciones separadas habilitadas para licencia, nómina, asistencia, objetivo de ventas y elementos esenciales.

Instalación del módulo Essentials

Instalar el módulo de elementos esenciales en ERP es muy fácil. Asegúrate de cumplir con los siguientes requisitos:

  1. Dado que esta no es una aplicación independiente, necesitará ERP
  2. ERP: avance la última versión instalada. Para conocer el paso de instalación de ERP, consulte esta documentación .

Instalación:

Para el módulo Essentials 2.0 o superior, siga las instrucciones proporcionadas

Para la versión anterior, siga los pasos que se indican a continuación:

  1. Descomprima el archivo descargado de codecanyon.net. Dentro de eso, encontrará el directorio » Esenciales «.
  2. Vaya al directorio instalado de ERP. Allí encontrará una carpeta llamada » Módulos » (en el mismo nivel que la aplicación o el directorio de arranque).
    Si esta carpeta no está presente, cree la carpeta » Módulos » (asegúrese de que el nombre de la carpeta sea exactamente «Módulos» con «M» en mayúscula ). Debe estar dentro del código base de POS, en el mismo nivel que la carpeta «pública». (NO dentro de la carpeta pública)
  3. Cargue o corte y pegue el directorio » Esenciales » dentro de este directorio » Módulos «.
  4. Abierto . archivo env presente dentro de la carpeta pos. Dentro de eso, encontrará la configuración » ADMINISTRATOR_USERNAMES «. Agregue el nombre de usuario de superadministrador en esta opción.
    Ejemplo, si “usuario1” es superadministrador, entonces:
    ADMINISTRATOR_USERNAMES=usuario1
    NOTA:     el usuario1 mencionado aquí es solo un ejemplo. Debe agregar un nombre de usuario ya existente/registrado aquí.
    NOTA: Si ya instaló el módulo SaaS-Superadmin o ERP-to-WooCommerce, no es necesario que realice el paso 4.
  5. Inicie sesión con superadmin (nombre de usuario que se agrega en el paso 4). Después de iniciar sesión, podrá ver el menú de elementos esenciales presente en la parte inferior de la barra lateral. Si no los presenta, asegúrese de que los pasos anteriores se sigan correctamente.
  6. Después de iniciar sesión, instale superadmin yendo a la siguiente URL:
    si su pos está instalado en www.example.com , vaya a www.example.com/essentials/install
  7. Se procesará durante unos minutos y se mostrará el mensaje de instalación exitosa.

Genial, la instalación ya está hecha.

También proporcionamos un servicio de instalación de pago, comuníquese con soporte para obtener más detalles al respecto. http://ultimatefosters.com/support/

Actualización del módulo Essentials:

Para el módulo Essentials 2.0 o superior, siga las instrucciones proporcionadas

Para la versión anterior, siga los pasos que se indican a continuación:

  1. Descarga la nueva versión disponible de codecanyon.
  2. Extraiga/Descomprima el archivo Zip.
  3. Dentro de la carpeta «Essentials-(SaaS-compatible)-V» encontrará una carpeta «Essentials».
  4. Abra su cPanel o DirectAdmin o FTP (Filezilla) o localhost, y vaya a la carpeta Módulos.
  5. Elimine el módulo «Essentials» existente de la carpeta de su servidor.
  6. Cargue el nuevo módulo » Woocommerce » descargado.
  7. Inicie sesión con su cuenta de superadministrador o administrador en POS.
  8. Ejecute esta URL en su navegador:
    http://yourwebsite.com/essentials/install/update o si está utilizando un subdominio:
    http://subdomain.yourwebsite.com/essentials/install/update
    Se ejecutará durante unos minutos y mostrar un mensaje de éxito.
  9. Puede ver el número de versión del módulo de elementos esenciales en la pantalla de mensajes.

Objetivo de ventas

El objetivo de ventas es una función disponible en el módulo Esencial y HRM

¿Qué es un objetivo de ventas?

El objetivo de ventas ayuda a las empresas a dar incentivos/comisiones basadas en objetivos a sus empleados o personal.

Usando este negocio se puede definir un rango diferente o incentivos basados ​​en losa.

Por ejemplo:

  • Para ventas de $0 a $1000, el porcentaje de comisión es del 5%
  • de $1001 a $5000, el porcentaje de comisión es del 7%
  • de $5001 a $10,000, el porcentaje de comisión es del 9%
  • de $ 10,000 a $ 10000000, el porcentaje de comisión es del 12%

Esto ayuda a las empresas a aumentar las ventas porque los empleados o vendedores trabajan duro para lograr un porcentaje de comisión mucho más alto.

Agregar objetivo de ventas

  1. Vaya a HRM -> Objetivo de ventas, haga clic en ‘establecer objetivo de ventas’
  2. En la ventana emergente, defina la losa de comisión o el objetivo
  3. Aquí hay una captura de pantalla del ejemplo anterior:

Cálculo y pago de comisiones a los empleados

Para pagar comisiones a los empleados por objetivos de ventas, debe procesar la nómina.

En el procesamiento de nómina, tendrá una columna separada para la comisión objetivo de ventas. Verifique la captura de pantalla a continuación:

Calcula el objetivo de ventas sobre el monto de las ventas sin incluir impuestos:

Por defecto, el objetivo de ventas se calculará según el importe, incluidos los impuestos. Para calcularlo sin impuestos, vaya a HRM -> Configuración -> Objetivo de ventas

Preguntas frecuentes, problemas comunes y errores.

Tabla de datos o tabla de lista no funciona

La mayoría de las veces la lista de ventas o compras o unidad o categoría o cualquier otra lista sigue mostrando procesamiento…  y no muestra los datos. Siga estos pasos para corregir este error

  1. Inicie sesión en su cPanel o Directadmin o panel similar.
  2. Deshabilite mod_security O comuníquese con su proveedor de alojamiento para deshabilitar mod_security.
  3. Después de que esté deshabilitado, actualice la página y verá que la lista funcionará.

Cómo agregar un escáner de código de barras

Agregar un escáner de código de barras es fácil y simple.

  • Simplemente conecte el escáner de código de barras en su computadora.
  • Si se proporciona algún controlador con el escáner, instálelo.
  • Apunte el cursor a cualquier campo en POS donde desee insertar el código de barras y escanee el código de barras. El escáner escaneará automáticamente e ingresará el valor del código de barras en el campo de entrada.

Deshabilitar impuestos

  1. No agregue tasas de impuestos en la configuración
  2. Vaya a Configuración – Configuración comercial.
    1. Desmarque » Habilitar impuestos en línea en la compra y venta «
    2. Desmarque » Habilitar información de precios e impuestos «
    3. Seleccione » Impuesto de venta predeterminado » como Ninguno

Deshabilitar la impresión de recibos en la pantalla POS

Para deshabilitar la impresión de recibos, vaya a Configuración -> Ubicaciones comerciales -> Haga clic en Configuración para la ubicación comercial donde debe deshabilitar la impresión, haga » Imprimir factura automáticamente después de finalizar:»  como No.

Lista de funciones para ERP

  1. Múltiples Negocios/Tiendas: 
    1. Configure múltiples negocios en la aplicación.
    2. No hay restricción en el número de negocios.
    3. La información de inventario y contabilidad se mantiene por separado para cada negocio.
  2. Agregar Ubicación / Tiendas / Almacén: 
    1. Crea múltiples ubicaciones para tu negocio/tienda
    2. Manéjalos todos al mismo tiempo.
    3. Las existencias, las compras y las ventas se pueden rastrear de manera diferente para las ubicaciones.
    4. Personalice el diseño de la factura, el esquema de factura para cada ubicación
  3. Gestión de usuarios y roles:
    1. Potente sistema de gestión de usuarios y roles
    2. Roles predefinidos: administrador y cajero
    3. Cree diferentes roles con permiso según sus necesidades.
    4. Crea usuarios ilimitados con diferentes roles.
  4. Contactos (clientes y proveedores):
    1. Marcar contacto como cliente o proveedor o ambos (cliente y proveedor)
    2. Ver detalles de transacciones con un contacto.
    3. Ver el monto total del saldo de crédito/débito
    4. Defina el plazo de pago y reciba alertas de pago una semana antes de la fecha de vencimiento.
  5. Productos:
    1. Administre productos únicos y variables.
    2. Clasificar productos según Marcas, Categoría, Sub-Categoría.
    3. Agregar productos que tengan diferentes unidades
    4. Agregue el número de SKU o genere automáticamente el número de SKU con prefijos.
    5. Recibe alertas de existencias en existencias bajas.
    6. Ahorre tiempo calculando automáticamente el precio de venta, el sistema es inteligente para calcular automáticamente el precio de venta en función del precio de compra y el margen de beneficio.
    7. No es necesario escribir variaciones cada vez, cree una plantilla de variación y utilícela cada vez que necesite crear productos variables.
  6. Compras:
    1. Añade compras fácilmente.
    2. Agregar compra para diferentes ubicaciones.
    3. Administrar compras pagadas/vencidas.
    4. Reciba notificaciones de compras vencidas una semana antes de la fecha de pago.
    5. Agregar descuentos e impuestos
  7. Vender:
    1. Interfaz simplificada para vender productos
    2. Predeterminado Walk-In-Customer agregado automáticamente a un negocio
    3. Agregar nuevo cliente desde la pantalla POS.
    4. Pantalla de venta basada en Ajax: ahorre tiempo de recarga.
    5. Marque una factura como borrador o final.
    6. Diferentes opciones de pago.
    7. Personalice el diseño de la factura y el esquema de la factura.
  8. Administrar gastos:
    1. Agregue fácilmente los gastos comerciales
    2. Categorizar gastos
    3. Analice los gastos según la categoría y las ubicaciones comerciales con el informe de gastos.
  9. Informes:
    1. Informe de compra y venta
    2. Informe fiscal
    3. Informes de contacto
    4. Informes de existencias
    5. Informe de gastos
    6. Ver productos de tendencia, desglose por marcas, categoría, subcategoría, unidades y rangos de fechas
  10. Otra característica útil:
    1. Establezca la moneda, la zona horaria, el año financiero, el margen de beneficio de una empresa.
    2. Traducción lista.
    3. Configuración predefinida de etiqueta de código de barras.
    4. Cree su configuración de etiqueta de código de barras
    5. Administre marcas, tasa de impuestos y grupos de impuestos, unidades, categoría y subcategoría
    6. Fácil instalación en 3 pasos.
    7. Documentación detallada

Enlace de inicio de sesión de demostración 
usuario : admin
Contraseña : 123456

La aplicación ERP se ha probado exhaustivamente para asegurarse de que no haya problemas, pero en caso de que encuentre algún problema, no dude en informarnos al respecto: http://info@webnetideas.com/

Con esta aplicación, puede estar seguro de ahorrar tiempo en el proceso de contabilidad e información de inventario. Además, dispondrá de toda la información necesaria para un análisis detallado de su negocio.

Todas las pantallas son simples e intuitivas para que su uso sea sencillo.

 

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